ERP - Enterprise Resource Planning

BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Sejarah Berkembangnya ERP ( Enterprise Resource Planning )
ERP berkembang dari ( Manufacturing Resource Planning ) MRP II dimana MRP II sendiri adalah hasil evolusi dari ( Material Requirement Planning ) MRP yang berkembang sebelumnya. Sistem ERP secara modular biasanya mengangani proses manufaktur, logistik, distribusi, persediaan ( inventory ), pengapalan, invoice dan akunting perusahaan. Ini berarti bahwa sistem ini nanti akan membantu mengontrol aktivitas bisnis seperti penjualan, pengiriman, produksi, manajemen persediaan, manajemen kualitas dan sumber daya manusia.
Karakter Sistem
ERP sering disebut sebagai “ Back Office System ” yang mengindikasikan bahwa pelanggan dan publik secara umum tidak dilibatkan dalam sistem ini. Berbeda dengan “ Front Office System ” yang langsung berurusan dengan pelanggan seperti sistem untuk ( E – Commerce ), ( Customer Relationship Management ) CRM, E – Government dan lain-lain.
Meskipun dihalangi oleh biaya investasi yang besar, banyak perusahaan di dunia termasuk Indonesia seperti berlomba – lomba untuk mengadopsi sistem informasi ini. Hal ini karena paket software ERP yang diimplementasikan secara baik akan menghasilkan return terhadap investasi yang layak dan dalam waktu cepat.
ERP mengambil alih tugas rutin dari personel sehingga memberikan kesempatan kepada sumber daya manusia perusahaan untuk berkonsentrasi dalam penanganan masalah yang kritis dan berdampak jangka panjang. ERP juga membawa dampak cost efficiency yang signifikan dengan adanya integrasi dan monitoring yang berkelanjutan terhadap performance organisasi. Pendeknya, ERP bukan hanya suatu software semata, namun suatu solusi terhadap permasalahan informasi dalam organisasi.
Selanjutnya, ERP ( Enterprise ResourcePlanning ) muncul belakangan. ERP adalah kemasan bisnis software yang mengatur seluruh dasar bisnis dalam perusahaan manufactur dalam suatu lingkungan yang sama. Area bisnis yang dilingkup oleh ERP adalah:
a. Akuntansi keuangan,
b. Akuntansi pengendalian,
c. Penjualan, Manajemen material,
d. Pembelian, Perencanaan produksi,
e. Manajemen sumberdaya manusia, dan sebagainya.
Dan semua aplikasi bisnis dapat dinyatakan dalam sebuah komputer kecil ( Unix machine, atau Windows NT Machine ) sama dengan komputer mainframe IBM pada tahun 1980-an. Dan pelanggan dapat dengan mudah membiasakan dirinya dengan sistem ini dalam praktek bisnisnya. Data antara setiap bagian dalam perusahaan dapat menjadi transparan. Hal ini membuat supply chain dalam suatu perusahaan dapat menjadi lebih sederhana dan efisien. Apa yang telah dikemukakan diatas, merupakan kegiatan yang memfokuskan pada satu

1.2 Sejarah SCM dan IT dalam Industri Manufactur
Dalam lingkungan manufaktur, perbaikan terhadap produktivitas mengalami pembenahan terus – menerus dan hal itu telah menjadi isu besar bagi setiap orang. Sejak computer ditemukan dan digunakan secara luas dalam industri perdagangan, IT telah menyodorkan berbagai macam solusi dalam rangka perbaikan tingkat produktivitas. Sekitar 30 tahun lampau MRP ( Material Requirement Planning / Perencanaan Permintaan Barang ) hadir di dunia. Inilah awal mulanya komputer menambah sistem perencanaan guna mendukung bidang manufaktur. MRP telah berkembang begitu pesat di seluruh dunia dan pada setiap industri manufaktur sebagaimana computer berkembang menjadi populer. Penagihan atas barang yang sebelumnya dilakukan dengan menggunakan kertas, kini semuanya dilakukan secara digital dan ditayangkan dalam computer sehingga bisa diperhitungkan berapa jumlah barang untuk memenuhi perencanaan produksi atas produk akhir. Setelah penggunaan MRP menjadi populer metode itu sendiri mengalami pembenahan secara bertahap dengan perubahan nama seperti MRP II (Manufactur Resource Planning), CIM (Computer Integrated Manufacturing), ERP (Enterprise Resource Planning), etc. Ini semua dilakukan dalam rangka memperbaiki computing power dari hardware dan IT Technology. Dalam MRP II kapasitas manufactur dipertimbangkan dalam perencanaan produksi oleh karena itu berbagai ekses yang berkaitan dengan masalah penyediaan produk yang terjadi dibawah MRP dengan suatu perencanaan yang besar dapat dihindari.








BAB II
ENTERPRISE RESOURCE PLANNING

2.1 Latar Belakang Memilih ERP ( Enterprise Resource Planning )
Investasi ERP sangat mahal dan pilihan ERP yang salah bisa menjadi mimpi buruk yang berhasil digunakan oleh sebuah perusahaan tidak menjadi jaminan berhasil di perusahaan yang lain Perencanaan harus dilakukan untuk menyeleksi ERP yang tepat Bahkan dalam beberapa kasus yang ekstrim, evaluasi pilihan ERP menghasilkan rekomendasi untuk tidak membeli ERP, tetapi memperbaiki Business Process yang ada.
Tidak ada ‘keajaiban’ dalam ERP software. Keuntungan yang didapat dari ERP adalah hasil dari persiapan dan implementasi yang efektif. Tidak ada software atau sistem informasi yang bisa menutupi business strategy yang cacat dan business process yang ‘parah’. Secara singkat, tidak semua ERP sama kemampuannya dan memilih ERP tidaklah mudah ( paling tidak, tidaklah sederhana ), dan memilih ERP yang salah akan menjadi bencana yang mahal.

2.2 Definisi ERP ( Enterprise Resource Planning )
Enterprise Resource Planning ( ERP ) dapat didefinisikan sebagai software information system berbasis komputer yang dirancang untuk mengolah dan memanipulasi suatu transaksi di dalam organisasi dan menyediakan fasilitas perencanaan, produksi dan pelayanan konsumen yang real-time dan terintegrasi. ( O'Leary, 2000 )

2.3 Karakteristik Sistem ERP ( Enterprise Resource Planning )
Secara Khusus, sistem ERP dapat dikatakan mempunyai karakteristik sebagai berikut ( O'Leary, 2000 ):
• Dirancang sebagai software bertipe client – server
• Mengintegrasikan sebagian besar atau mayoritas proses bisnis dalam organisasi
• Mampu mengolah sebagian besar transaksi yang terjadi dalam perusahaan
• Menggunakan enterprise – wide database
• Data dapat diakses secara real – time
• Mampu mengintegrasikan perencanaan dan eksekusi transaksi



Beberapa alasan bagi perusahaan untuk mengimplementasikan ERP adalah ( O'Leary, 2000 ):
• ERP mengitegrasikan aktivitas perusahaan
• ERP memberikan kesempatan untuk mengadopsi best practice
• ERP memberikan kemampuan standarisasi dalam organisasi
• ERP menghindarkan terjadinya information asymetry
• ERP menyediakan informasi secara real-time dan on – line
• ERP memberikan keleluasaan untuk mengakses data perencanaan dan controlling secara simultan
• ERP memberikan fasilitas komunikasi dan kolaborasi di dalam satu perusahaan
• ERP memberikan fasilitas komunikasi dan kolaborasi antar perusahaan

2.4 Keuntungan Penggunaan ERP
• Integrasi data keuangan
Untuk mengintegrasikan data keuangan sehingga top management bisa melihat dan mengontrol kinerja keuangan perusahaan dengan lebih baik
• Standarisasi Proses Operasi
Menstandarkan proses operasi melalui implementasi best practice sehingga terjadi peningkatan produktivitas, penurunan inefisiensi dan peningkatan kualitas produk
• Standarisasi Data dan Informasi
Menstandarkan data dan informasi melalui keseragaman pelaporan, terutama untuk perusahaan besar yang biasanya terdiri dari banyak business unit dengan jumlah dan jenis bisnis yg berbeda-beda
• Keuntungan yg bisa diukur
 Penurunan inventori
 Penurunan tenaga kerja secara total
 Peningkatan service level
 Peningkatan kontrol keuangan
 Penurunan waktu yang di butuhkan untuk mendapatkan informasi



2.5 Syarat sukses memilih ERP ( Enterprise Resource Planning )
Syarat – syarat sukses dalam memilih ERP, sebagai berikut :
1. Knowledge
2. Experience
3. Selection Methodology
2.5.1 Knowledge
Knowledge adalah pengetahuan tentang bagaimana cara sebuah proses seharusnya dilakukan, jika segala sesuatunya berjalan lancar.
2.5.2 Experience
Experience adalah pemahaman terhadap kenyataan tentang bagaimana sebuah proses seharusnya dikerjakan dengan kemungkinan munculnya permasalahan.
“ Knowledge tanpa experience menyebabkan orang membuat perencanaan yang terlihat sempurna tetapi kemudian terbukti tidak bisa diimplementasikan ”. “ Experience tanpa knowledge bisa menyebabkan terulangnya atau terakumulasinya kesalahan dan kekeliruan karena tidak dibekali dengan pemahaman yang cukup ”.
2.5.3 Selection Methodology
Ada struktur proses seleksi yang sebaiknya dilakukan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan dalam memilih ERP. Proses seleksi tidak harus selalu rumit agar efektif, organized, focused dan simple. Proses seleksi ini biasanya berkisar antara 5 – 6 bulan sejak dimulai hingga penanda tanganan order pembelian ERP. Berikut ini adalah akivitas yg sebaiknya dilakukan sebagai bagian dari proses pemilihan software ERP antara lain analisa strategi bisnis, analisa sumber daya manusia, analisa infrastruktur dan analisa software.
 Analisa Business Strategy
a. Bagaimana ( competitive level|level kompetisi ) di pasar dan apa harapan dari customers ?
b. Adakah ( competitive advantage / keuntungan kompetitif ) yang ingin dicapai ?
c. Apa ( business strategy|strategi bisnis ) perusahaan dan objectives yang ingin dicapai ?
d. Bagaimana ( business process|proses bisnis ) yang sekarang berjalan vs ( business process / proses bisnis ) yang diinginkan ?
e. Adakah proses bisnis yang harus diperbaiki ?
f. Apa dan bagaimana ( business priority / prioritas bisnis ) yang ada dan adakah ( action plan / rencana kerja ) yang disusun untuk mencapai objektif dan prioritas tersebut ?
g. Business target seperti apa yang harus dicapai dan kapan ?
 Analisa People
a. Bagaimana komitment top management terhadap usaha untuk implementasi ERP ?
b. Siapa yang akan mengimplementasikan ERP dan siapa yang akan menggunakannya ?
c. Bagaimana komitmen dari tim implementasi ?
d. Apa yang diharapkan para calon user terhadap ERP ?
e. Adakah ERP champion yangg menghubungkan top management dengan tim?
 Analisa Infrastruktur
a. Bagaimanakah kelengkapan infrastruktur yang sudah ada ( overall networks, permanent office systems, communication system dan auxiliary system ) ?
b. Seberapa besar budget untuk infrastruktur ?
c. Apa infrastruktur yang harus disiapkan ?
 Analisa Software
a. Apakah software tersebut cukup fleksibel dan mudah disesuaikan dengan kondisi perusahaan ?
b. Apakah ada dukungan service dari supplier, tidak hanya secara teknis tapi juga untuk kebutuhan pengembangan sistem di kemudian hari ?
c. Seberapa banyak waktu untuk implementasi yg tersedia ?
d. Apakah software memiliki fungsi yang bisa meningkatkan proses bisnis perusahaan ?









BAB III
IMPLEMENTASI ERP
( ENTERPRISE RESOURCE PLANNING )

3.1 Implementasi ERP
Berikut ini adalah ringkasan poin – poin yang bisa digunakan sebagai pedoman pada saat implementasi ERP sebagai berikut :
a. ERP adalah bagian dari infrastruktur perusahaan, dan sangat penting untuk kelangsungan hidup perusahaan. Semua orang dan bagian yang akan terpengaruh oleh adanya ERP harus terlibat dan memberikan dukungan
b. ERP ada untuk mendukung fungsi bisnis dan meningkatkan produktivitas, bukan sebaliknya. Tujuan implementasi ERP adalah untuk meningkatkan daya saing perusahaan
c. Pelajari kesuksesan dan kegagalan implementasi ERP, jangan berusaha membuat sendiri praktek implementasi ERP. Ada metodologi tertentu untuk implementasi ERP yang lebih terjamin keberhasilannya.

3.2 Gagalnya ERP ( Enterprise Resource Planning )
Kegagalan ERP biasanya ditandai oleh adanya hal – hal sebagai berikut :
a. Waktu dan biaya implementasi yang melebihi anggaran
b. Pre – implementation tidak dilakukan dengan baik
c. Strategi operasi tidak sejalan dengan business process design dan pengembangannya
d. Orang-orang tidak disiapkan untuk menerima dan beroperasi dengan sistem yang baru
e. Kurangnya komitmen top management
f. Kurangnya pendefinisian kebutuhan perusahaan ( analisa strategi bisnis )
g. Cacatnya proses seleksi software ( tidak lengkap atau terburu – buru memutuskan )
h. Kurangnya sumber daya ( manusia, infrastruktur dan modal )
i. Kurangnya ‘ buy in ’ sehingga muncul resistensi untuk berubah dari para karyawan
j. Kesalahan penghitungan waktu implementasi
k. Tidak cocoknya software dgn business process
l. Kurangnya training dan pembelajaran
m. Cacatnya project design & management
n. Kurangnya komunikasi
o. Saran penghematan yang menyesatkan
3.3 Software ERP ( Enterprise Resource Planning )
Beikut adalah software ERP yang saat ini beredar, baik yang berlisensi commercial maupun ( open source ) sebagai berikut :
a. Dynamics – Axapta
b. Compiere
c. ORACLE
d. JDE
e. BAAN
f. MFGPro
g. Protean
h. Magic
i. aLTiUs
j. SAP
k. Onesoft
l. IFS
m. ELLIPS
n. AGRESSO

















BAB IV
SUPPLY CHAIN MANAGEMENT ( SCM )

4.1 Komponen SCM ( Supply Chain Management ) dan Teknologi
Sistem SCM memiliki kemampuan sebagai berikut :
a. Aliran informasi bergerak sangat cepat dan akurat antara elemen jaringan supply chain seperti: Pabrik, Suppliers, Pusat distribusi, Konsumen, dan sebagainya).
b. Informasi bergerak sangat cepat untuk menanggapi perpindahan produk.
c. Setiap elemen dapat mengatur dirinya
d. Terjadi integrasi dalam proses permintaan dan penyelesaian produk
e. Kemampuan internet.

4.2 Peralatan fungsional yang dimiliki sistem SCM adalah:
a. Demand management/forecasting
Perangkat peralatan dengan menggunakan teknik – teknik peramalan secara statistik. Perangkat ini dimaksudkan untuk mendapatkan hasil peramalan yang lebih akurat.
b. Advanced planning and scheduling
Suatu peralatan dalam rangka menciptakan taktik perencanaan, jangka menengah dan panjang berikut keputusan – keputusan menyangkut sumber yang harus diambil dalam rangka melengkapi jaringan supply .
c. Transportation management
Suatu fungsi yang berkaitan dengan proses pendisitribusian produk dalam supply chain .
d. Distribution and deployment
Suatu alat perencanaan yang menyeimbangkan dan mengoptimalkan jaringan distribusi pada waktu yang diperlukan. Dalam hal ini, Vendor Managed Invetory dijadikan pertimbangan dalam rangka optimalisasi.
e. Production planning
Perencanaan produksi dan jadwal penjualan menggunakan taraf yang dinamis dan teknik yang optimal.
f. Available to – promise
Tanggapan yang cepat dengan mempertimbangkan alokasi, produksi dan kapasitas transportasi serta biaya dalam keseluruhan rantai supply .

g. Supply chain modeler
Perangkat dalam bentuk model yang dapat digunakan secara mudah guna mengarahkan serta mengontrol rantai supply. Melalui model ini, mekanisme kerja dari konsep supply chain dapat diamati.
h. Optimizer
The optimizer ibarat jantung dari sistem supply chain management. Dalamnya terkandung: linear & integer programming, non – linear programming, heuristics and genetic algorithm. Genetic algorithm adalah suatu computing technology yang mampu mencari serta menghasilkan solusi terbaik atas jutaan kemungkinan kombinasi atas setiap parameter yang digunakan.