TEST PLAN TEMPLATE
“SISTEM INFORMASI PENGIRIMAN BARANG PADA CV. USAHA MANDIRI EXPRESS PEKANBARU “
NAME : RIDWAN HAINIM
NIM : 10553001564
DATE 10 MAY 2009
1. PENDAHULUAN
Perkembangan teknologi informasi saat ini telah membuat banyak perubahan pada tuntutan kehidupan umat manusia. Pemanfaatan teknologi informasi akan semakin mempermudah pekerjaan dengan menggunakan komputer. CV. Usaha Mandiri Express Pekanbaru adalah perusahaan yang bergerak di bidang pengangkutan yang menyediakan jasa berupa sarana pengiriman barang via transportasi darat dan udara dari Indonesia maupun Luar Negri Diera Globalisasi ini kebutuhan akan informasi sangat penting. Begitu juga dengan pengiriman barang, menumbuhkan pula rasa persaingan bisnis yang semakin tajam. Maka perusahaan ekspedisi yang baru telah tertinggal jauh dari para pesaingnya yang sudah besar usahanya. Salah satu dalam penerapan sistem komputerisasinya yang selama ini masih dilakukan secara manual. Sistem informasi di perusahaan dan penyimpanan data serta infrastruktur antara integritas sistem sangat diperlukan untuk mendapatkan gambaran dan pemahaman lebih dalam, dilanjutkan dengan melakukan analisa sistem transaksi yang ada kemudian dilanjutkan dengan perancangan sistem. Aplikasi dibangun merupakan implementasi hasil analisa dan perancangan sistem tersebut, mampu mencatat data secara sistematik dan akurat, sehingga dapat mendukung semua aktifitas operasional pengiriman barang pada suatu perusahaan jasa pengiriman.
CV. Usaha Mandiri Express Pekanbaru merupakan jasa pengiriman keseluruh Indonesia dan Luar Negri dan pengiriman berbentuk barang, surat, dokument ataupun paket. Bagaimana barang agar cepat sampai ketujuan, itulah sebenarnya inti persaingan yang terjadi dibisnis pengiriman barang. Jasa pengiriman barang melalui udara dan laut merupakan faktor penting penunjang usaha dibanyak negara. Berkembangnya kebutuhan pelayanan jasa ini menuntut peningkatan mutu pelayanan. Ujung-ujungnya persaingan antar perusahaan tersebut. CV. Usaha Mandiri Express Pekanbaru, perusahaan pengiriman barang, berupaya mengatasi persaingan itu dengan menghadirkan pesawat dan bekerja sama dengan salah satu penerbangan. Pengiriman barang dari perusahaan tersebut harus dilakukan tepat waktu, agar tidak mengganggu proses produksi yang sedang berjalan, karena itu pihak CV. Usaha Mandiri Express Pekanbaru banyak memanfaatkan jasa pengiriman melalui udara untuk barang yang sifatnya urgen/penting.
Sistem Informasi Pengiriman Barang adalah suatu sistem yang bertujuan untuk mendukung penyelenggaraan kegiatan bisnis ekpedisi sehingga bagian pencatatan transaksi dapat menyediakan layanan informasi yang lebih baik kepada yang membutuhkan. Sistem ini juga sangat membantu masalah ekspedisi, seperti pencatatan, pemprosesan dan pelaporan transaksi data pengiriman barang. Disini sangat dibutuhkan suatu informasi yang cepat dan akurat tentang data barang yang akan dikirim. Untuk itu dibutuhkan suatu informasi yang cepat dan akurat jika dibutuhkan pada sewaktu-waktu.. Sistem Informasi ini merupakan langkah yang tepat untuk mengatasi masalah yang sedang dihadapi oleh CV. Usaha Mandiri Express Pekanbaru. Informasi yang dibutuhkan akan lebih aktual, mempercepat pencarian data, memperkecil kesalahan dalam pemasukan data dan tercipta pengendalian dalam menyiapkan laporan yang diperlukan
2. RUMUSAN MASALAH DAN KEGIATAN
2.1 Rumusan Masalah
Berdasarkan apa yang sudah dijabarkan pada pendahuluan, maka kemudian bisa didapat suatu permasalahan. Permasalahan yang diangkat adalah bagaimana melakukan pengujian terhadap sistem informasi pengiriman barang pada cv. usaha mandiri express pekanbaru.
2.2 Kegiatan
Kegiatan yang dilakukan pada test plan ini yaitu :
• Melakukan berbagai macam jenis dari testing strategi
• Testing yang dilakukan sesuai dengan test schedule yang dibuat. Jika ada dari testing strategi tidak terlaksana, itu disebabkan karena kurangnya waktu atau tidak diperlukannya test tersebut dalam aplikasi ini.
3. SCOPE / BATASAN MASALAH
Mengingat luasnya permasalahan yang ada maka dibuat ini dibatasi pada permasalahan yaitu :
• Sistem informasi yang diuji merupakan sistem informasi pengiriman barang pada cv. usaha mandiri express pekanbaru yang berupa pengolahan data transaksi.
4. TESTING STRATEGY
4.1 Alpa Testing (Unit System)
Unit testing berorientasi white box, dan tahapan dapat dilakukan secara paralel pada banyak komponen. Unit testing berfokus di usaha verifikasi pada unit terkecil dari disain software – komponen atau modul software. Kompleksitas relatif terhadap tes dan errors yang dicakup dibatasi oleh batasan-batasan dari cakupan yang telah ditetapkan pada unit testing.
Tes aliran data antar modul dibutuhkan sebelum inisialisasi tes lainnya. Jika data tidak masuk dan keluar dengan benar, semua tes lainnya disangsikan. Sebagai tambahan, struktur data lokal harus diperiksa dan akibat pada data global ditentukan (jika memungkinkan) selama unit testing. Pemilihan jalur eksekusi testing adalah tugas yang esensial selama unit test. Test cases harus didisain untuk mencakup kesalahan dari komputasi yang salah, komparasi yang tak benar atau alur kendali yang tak tepat. Basis path dan loop testing adalah teknik yang efektif untuk hal ini.
4.2 System Testing
Mencakup testing aplikasi yang telah selesai didevelop. Aplikasi harus terlihat dan berfungsi sebagaimana mestinya terhadap end-user atau pengguna akhir. Untuk itu, testing dilakukan dengan menggunakan data yang menggambarkan data yang digunakan oleh pengguna sesungguhnya terhadap aplikasi.
4.3 Performance Testing Dan Stress Testing
Performance testing :
Dapat dilakukan secara paralel dengan volume dan stress testing karena yang ingin diketahui adalah bagaimana kinerja sistem pada semua kondisi load, baik itu jam-jam sibuk atau sebaliknya
Biasanya terkait dengan response time dan rata-rata proses yang dapat diselesaikan dalam berbagai macam konfigurasi dan kondisi pemrosesan
Harus mencakup semua konfigurasi hardware dan sistem
Stress Testing digunakan untuk memastikan bahwa sistem memiliki kapasitas untuk menghandle pemrosesan transaksi dalam jumlah besar selama “peak period”.
4.4 User Acceptance Testing
Acceptance test dilakukan oleh customer setelah suatu software dipasarkan. Biasanya tes ini adalah sekumpulan formal tes yang dilakukan untuk mengetahui apakah sistem tersebut sesuai dengan kriteria penerimaan customer
Acceptance Testing meliputi testing keseluruhan aplikasi. Pada tahap ini, end-user yang terpilih melakukan testing terhadap fungsi-fungsi aplikasi dan melaporkan permasalahan yang ditemukan. Testing yang dilakukan merupakan simulasi penggunaan nyata dari aplikasi pada lingkungan yang sebenarnya. Proses ini merupakan salah satu tahap final sebelum pengguna menyetujui dan menerima penerapan sistem aplikasi yang baru.
4.5 Beta Testing
Beta testing dilakukan oleh sekumpulan orang yang merepresentasikan suatu tipe user yang akan mempergunakan software yang sedang dibangun. Peran mereka yaitu untuk memberikan feedback dari pengalaman mereka memakai produk tersebut dalam lingkungan kerja.
5. HARDWARE REQUIRMENT
Perangkat Keras Minimal Optimal
Processor Intel P IV 2.6 GHz Intel Core 2 Duo 2.0 GHz
RAM DDR2 256 MB DDR2 1024 MB
Harddisk 80 GB Serial ATA2 250 GB Serial ATA2
VGA Nvidia / Ati Radeon 64 MB Nvidia / Ati Radeon 256 MB
DVD-RW DVD-RW 16x Samsung DVD-RW 20x Samsung
FloppyDisk 1.44 Bufftech
Monitor 17” LG TFT Monitor
Mouse PS2 Standard /USB cable
Keyboard PS2 Standard/ USB cable
UPS+Stabilizer 600 VA 1000 VA
Printer InkJet/LaserJet Printer
6. TEST SCHEDULE
Testing Name Jadwal Testing
Minggu 1 Minggu 2 Minggu 3 Minggu 4
Unit Testing
System Testing
Performance Testing
User Acceptance Testing
Beta Testing
7. CONTROL PROCEDURE
Aplikasi ini dapat dioperasikan oleh user yang mempunyai id dan password untuk login.
8. FEATURE TO BE TESTED
Feature - feature yang akan ditest adalah:
• Feature Data – data barang
• Feature Data – data transaksi
9. FEATURE NOT TO BE TESTED
-
10. KETERGANTUNGAN
Aplikasi ini dipengaruhi oleh data – data transaksi pengiriman barang. Jadi perlu dilakukan update apabila terdapat perubahan terhadap transaksi.
11. RESIKO
Resiko dari aplikasi ini yaitu :
Jika data ada yang salah maka pengiriman barang tidak akan diproses sesuai prosedur yang ada..
Jika aplikasi ini terkena ancaman dari luar (threats) berupa virus, Trojan horse, worm, dll. maka administrator atau operator akan sulit untuk melakukan pemprosesan transaksi.
Jika pasokan energi listrik terputus, aplikasi ini tidak dapat dioperasikan dan rentan terhadap kehilangan data yang belum diproses atau tersimpan pada database.
12. TOOLS
Tool – tool yang digunakan pada aplikasi ini yaitu
• Microsoft Office Access 2003
• Microsoft Office Visio 2003
• Microsoft Visual Basic 6.0
• Pengujian menggunakan aplikasi lain tidak dapat dilakukan karena aplikasi yang tersedia hanya aplikasi komersil
Minggu, 24 Mei 2009
Selasa, 05 Mei 2009
SRS SISTEM INFORMASI PENGIRIMAN BARANG PADA CV. USAHA MANDIRI EXPRESS PEKANBARU
SOFTWARE REQUIREMENTS SPECIFICATION
SISTEM INFORMASI PENGIRIMAN BARANG
CV. USAHA MANDIRI EXPRESS PEKANBARU
1.1 Tujuan
Dokumen ini berisi Software Requirement Spesification (SRS) untuk Sistem Informasi Pengiriman Barang Pada CV. Usaha Mandiri Express Pekanbaru.
Tujuan dari penulisan dokumen ini adalah untuk :
1. memberikan penjelasan mengenai perangkat lunak yang akan dibangun baik berupa gambaran umum maupun penjelasan detil dan menyeluruh.
2. Pengguna dari dokumen ini adalah pengembang perangkat lunak Sistem Informasi Pengiriman Barang Pada CV. Usaha Mandiri Express Pekanbaru. Dokumen ini akan digunakan sebagai bahan acuan dalam proses pengembangan dan sebagai bahan evaluasi pada saat proses pengembangan perangkat lunak maupun di akhir pengembangannya.
1.2 Deskripsi Umum
Sistem Informasi Pengiriman Barang adalah suatu sistem yang bertujuan untuk mendukung penyelenggaraan kegiatan bisnis ekpedisi sehingga bagian pencatatan transaksi dapat menyediakan layanan informasi yang lebih baik kepada yang membutuhkan. Sistem ini juga sangat membantu masalah ekspedisi, seperti pencatatan, pemprosesan dan pelaporan transaksi data pengiriman barang. Disini sangat dibutuhkan suatu informasi yang cepat dan akurat tentang data barang yang akan dikirim. Untuk itu dibutuhkan suatu informasi yang cepat dan akurat jika dibutuhkan pada sewaktu-waktu.. Sistem Informasi ini merupakan langkah yang tepat untuk mengatasi masalah yang sedang dihadapi oleh CV. Usaha Mandiri Express Pekanbaru. Informasi yang dibutuhkan akan lebih aktual, mempercepat pencarian data, memperkecil kesalahan dalam pemasukan data dan tercipta pengendalian dalam menyiapkan laporan yang diperlukan
1.3 Deskripsi Umum Dokumen
Bab 1 : Berisi pendahuluan, menjelaskan mengenai tujuan perangkat lunak, ruang lingkup, daftar istilah, referensi, serta deskripsi/gambaran umum dokumen.
Bab 2: Menjelaskan deskripsi umum, memberikan gambaran mengenai fungsionaliti produk. Menggambarkan kebutuhan informal dan digunakan untuk menggambarkan hubungan untuk kebutuhan secara teknis pada bab 3.
Bab 3: Berisi kebutuhan spesifikasi, ditulis terutama untuk developer dan menjelaskan istilah-istilah teknis dari detail fungsionalitas produk.
1.4 Gambaran Produk
Sistem ini adalah suatu sistem yang terorganisir dengan baik serta memudahkan seorang adminstrator dalam mengolah data yang ada. Dikatakan terorganisir karena sistem informasi yang akan dikembangkan dapat mengontrol dan memonitor semua proses pengiriman barang dan juga dilengkapi dengan database yang berguna untuk menyimpan data-data yang ada serta memudahkan untuk pemanggilan kembali data-data tersebut.
Pada sistem ini, untuk proses input data yang dilakukan tidak jauh beda. Seorang administrator memasukkan data-data yang ada ke dalam sebuah sistem. Namun yang membedakan yaitu pada sistem yang baru akan dilengkapi database yang akan menyimpan semua data-data yang telah diinputkan oleh administrator tersebut.
Untuk proses pengeditan serta penghapusan data-data yang ada, pada sistem yang baru akan dilengkapi sebuah sistem pencarian. Dimana apabila administrator ingin melakukan pengeditan salah satu data yang ada, administrator melakukan proses pencarian terlebih dahulu sesuai primary key pada data tersebut, kemudian barulah data tersebut dapat dirubah. Sehingga sistem informasi pengiriman barang yang dibuat akan lebih efektif, efisien dan akurat. Untuk proses laporan secara keseluruhan administrator tidak perlu buat secara manual, karena semua laporan sudah dapat diproses oleh sistem.
1.5 Karakteristik Pengguna
Sistem informasi akademik dan kesiswaan yang dirancang ini merupakan sistem dengan akses terbatas. Dalam pengoperasiannya sistem ini nantinya hanya 2 jenis user, yaitu:
a. Administrator
User ini memiliki hak penuh untuk melakukan pengaturan sistem. Hal tersebut dilakukan demi keamanan sistem. Dan user ini juga bertugas menginputkan data, serta membuat laporan.
b. Pimpinan
User ini hanya mempunyai hak akses untuk melihat keseluruhan laporan.
c. Konsumen (Pengirim)
User ini hanya menerima laporan pengiriman barang.
d. Konsumen (Penerima)
User ini hanya menerima laporan penerimaan barang.
1.6 Batasan-batasan
Hal-hal yang menjadi batasan adalah:
1. Pencatatan transaksi
2. Pemrosesan dan pelaporan transaksi data pengiriman barang.
1.7 Persyaratan Sistem
1.7.1. Kebutuhan Perangkat Keras
Untuk menjalankan Sistem Informasi Pengiriman Barang Pada CV. Usaha Mandiri Express Pekanbaru dibutuhkan perangkat keras (hardware) yang mampu mendukung pengoperasian program tersebut. Adapun spesifikasi minimal hardware yang dibutuhkan sistem adalah:
Perangkat Keras Minimal Optimal
Processor Intel P IV 2.6 GHz Intel Core 2 Duo 2.0 GHz
RAM DDR2 256 MB DDR2 1024 MB
Harddisk 80 GB Serial ATA2 250 GB Serial ATA2
VGA Nvidia / Ati Radeon 64 MB Nvidia / Ati Radeon 256 MB
DVD-RW DVD-RW 16x Samsung DVD-RW 20x Samsung
FloppyDisk 1.44 Bufftech
Monitor 17” LG TFT Monitor
Mouse PS2 Standard /USB cable
Keyboard PS2 Standard/ USB cable
UPS+Stabilizer 600 VA 1000 VA
Printer InkJet/LaserJet Printer
Tabel Rincian Kebutuhan Perangkat Keras (hardware)
1.7.2. Kebutuhan Perangkat Lunak
Untuk menerapkan Sistem Informasi Pengiriman Barang Pada CV. Usaha Mandiri Express Pekanbaru tidak terlalu banyak membutuhkan perangkat lunak (software). Adapun software yang dibutuhkan oleh sistem baru adalah:
Perangkat Lunak
OS Windows XP Profesional With SP2
Microsoft Office Access 2003
Microsoft Office Word 2003
Tabel Rincian Kebutuhan Perangkat Lunak
SISTEM INFORMASI PENGIRIMAN BARANG
CV. USAHA MANDIRI EXPRESS PEKANBARU
1.1 Tujuan
Dokumen ini berisi Software Requirement Spesification (SRS) untuk Sistem Informasi Pengiriman Barang Pada CV. Usaha Mandiri Express Pekanbaru.
Tujuan dari penulisan dokumen ini adalah untuk :
1. memberikan penjelasan mengenai perangkat lunak yang akan dibangun baik berupa gambaran umum maupun penjelasan detil dan menyeluruh.
2. Pengguna dari dokumen ini adalah pengembang perangkat lunak Sistem Informasi Pengiriman Barang Pada CV. Usaha Mandiri Express Pekanbaru. Dokumen ini akan digunakan sebagai bahan acuan dalam proses pengembangan dan sebagai bahan evaluasi pada saat proses pengembangan perangkat lunak maupun di akhir pengembangannya.
1.2 Deskripsi Umum
Sistem Informasi Pengiriman Barang adalah suatu sistem yang bertujuan untuk mendukung penyelenggaraan kegiatan bisnis ekpedisi sehingga bagian pencatatan transaksi dapat menyediakan layanan informasi yang lebih baik kepada yang membutuhkan. Sistem ini juga sangat membantu masalah ekspedisi, seperti pencatatan, pemprosesan dan pelaporan transaksi data pengiriman barang. Disini sangat dibutuhkan suatu informasi yang cepat dan akurat tentang data barang yang akan dikirim. Untuk itu dibutuhkan suatu informasi yang cepat dan akurat jika dibutuhkan pada sewaktu-waktu.. Sistem Informasi ini merupakan langkah yang tepat untuk mengatasi masalah yang sedang dihadapi oleh CV. Usaha Mandiri Express Pekanbaru. Informasi yang dibutuhkan akan lebih aktual, mempercepat pencarian data, memperkecil kesalahan dalam pemasukan data dan tercipta pengendalian dalam menyiapkan laporan yang diperlukan
1.3 Deskripsi Umum Dokumen
Bab 1 : Berisi pendahuluan, menjelaskan mengenai tujuan perangkat lunak, ruang lingkup, daftar istilah, referensi, serta deskripsi/gambaran umum dokumen.
Bab 2: Menjelaskan deskripsi umum, memberikan gambaran mengenai fungsionaliti produk. Menggambarkan kebutuhan informal dan digunakan untuk menggambarkan hubungan untuk kebutuhan secara teknis pada bab 3.
Bab 3: Berisi kebutuhan spesifikasi, ditulis terutama untuk developer dan menjelaskan istilah-istilah teknis dari detail fungsionalitas produk.
1.4 Gambaran Produk
Sistem ini adalah suatu sistem yang terorganisir dengan baik serta memudahkan seorang adminstrator dalam mengolah data yang ada. Dikatakan terorganisir karena sistem informasi yang akan dikembangkan dapat mengontrol dan memonitor semua proses pengiriman barang dan juga dilengkapi dengan database yang berguna untuk menyimpan data-data yang ada serta memudahkan untuk pemanggilan kembali data-data tersebut.
Pada sistem ini, untuk proses input data yang dilakukan tidak jauh beda. Seorang administrator memasukkan data-data yang ada ke dalam sebuah sistem. Namun yang membedakan yaitu pada sistem yang baru akan dilengkapi database yang akan menyimpan semua data-data yang telah diinputkan oleh administrator tersebut.
Untuk proses pengeditan serta penghapusan data-data yang ada, pada sistem yang baru akan dilengkapi sebuah sistem pencarian. Dimana apabila administrator ingin melakukan pengeditan salah satu data yang ada, administrator melakukan proses pencarian terlebih dahulu sesuai primary key pada data tersebut, kemudian barulah data tersebut dapat dirubah. Sehingga sistem informasi pengiriman barang yang dibuat akan lebih efektif, efisien dan akurat. Untuk proses laporan secara keseluruhan administrator tidak perlu buat secara manual, karena semua laporan sudah dapat diproses oleh sistem.
1.5 Karakteristik Pengguna
Sistem informasi akademik dan kesiswaan yang dirancang ini merupakan sistem dengan akses terbatas. Dalam pengoperasiannya sistem ini nantinya hanya 2 jenis user, yaitu:
a. Administrator
User ini memiliki hak penuh untuk melakukan pengaturan sistem. Hal tersebut dilakukan demi keamanan sistem. Dan user ini juga bertugas menginputkan data, serta membuat laporan.
b. Pimpinan
User ini hanya mempunyai hak akses untuk melihat keseluruhan laporan.
c. Konsumen (Pengirim)
User ini hanya menerima laporan pengiriman barang.
d. Konsumen (Penerima)
User ini hanya menerima laporan penerimaan barang.
1.6 Batasan-batasan
Hal-hal yang menjadi batasan adalah:
1. Pencatatan transaksi
2. Pemrosesan dan pelaporan transaksi data pengiriman barang.
1.7 Persyaratan Sistem
1.7.1. Kebutuhan Perangkat Keras
Untuk menjalankan Sistem Informasi Pengiriman Barang Pada CV. Usaha Mandiri Express Pekanbaru dibutuhkan perangkat keras (hardware) yang mampu mendukung pengoperasian program tersebut. Adapun spesifikasi minimal hardware yang dibutuhkan sistem adalah:
Perangkat Keras Minimal Optimal
Processor Intel P IV 2.6 GHz Intel Core 2 Duo 2.0 GHz
RAM DDR2 256 MB DDR2 1024 MB
Harddisk 80 GB Serial ATA2 250 GB Serial ATA2
VGA Nvidia / Ati Radeon 64 MB Nvidia / Ati Radeon 256 MB
DVD-RW DVD-RW 16x Samsung DVD-RW 20x Samsung
FloppyDisk 1.44 Bufftech
Monitor 17” LG TFT Monitor
Mouse PS2 Standard /USB cable
Keyboard PS2 Standard/ USB cable
UPS+Stabilizer 600 VA 1000 VA
Printer InkJet/LaserJet Printer
Tabel Rincian Kebutuhan Perangkat Keras (hardware)
1.7.2. Kebutuhan Perangkat Lunak
Untuk menerapkan Sistem Informasi Pengiriman Barang Pada CV. Usaha Mandiri Express Pekanbaru tidak terlalu banyak membutuhkan perangkat lunak (software). Adapun software yang dibutuhkan oleh sistem baru adalah:
Perangkat Lunak
OS Windows XP Profesional With SP2
Microsoft Office Access 2003
Microsoft Office Word 2003
Tabel Rincian Kebutuhan Perangkat Lunak
SRS SISTEM INFORMASI AKADEMIK DAN KESISWAAN SMA CENDANA PEKANBARU
SOFTWARE REQUIREMENTS SPECIFICATION
SISTEM AKADEMIK DAN KESISWAAN
SMA CENDANA PEKANBARU
1.1 Tujuan
Dokumen ini berisi Software Requirement Spesification (SRS) untuk Sistem Informasi Akademik dan Kesiswaan SMA Cendana Pekanbaru.
Tujuan dari penulisan dokumen ini adalah untuk :
1. memberikan penjelasan mengenai perangkat lunak yang akan dibangun baik berupa gambaran umum maupun penjelasan detil dan menyeluruh.
2. Pengguna dari dokumen ini adalah pengembang perangkat lunak Sistem Informasi Akademik dan Kesiswaan SMA Cendana Pekanbaru.
3. Dokumen ini akan digunakan sebagai bahan acuan dalam proses pengembangan dan sebagai bahan evaluasi pada saat proses pengembangan perangkat lunak maupun di akhir pengembangannya.
1.2 Deskripsi Umum
Sistem Informasi Akademik dan Kesiswaan adalah suatu sistem yang bertujuan untuk mendukung penyelenggaraan pendidikan, sehingga bagian akadmik sekolah dapat menyediakan layanan informasi yang lebih baik kepada yang membutuhkan. Sistem ini juga sangat membantu para guru dalam hal pengolahan nilai. Sistem Informasi ini merupakan langkah yang tepat untuk mengatasi masalah yang sedang dihadapi oleh SMA Cendana Pekanbaru. Informasi yang dibutuhkan akan lebih aktual, mempercepat pencarian data, memperkecil kesalahan dalam pemasukan data dan tercipta pengendalian dalam menyiapkan laporan yang diperlukan
1.3 Deskripsi Umum Dokumen
Bab 1 : Berisi pendahuluan, menjelaskan mengenai tujuan perangkat lunak, ruang lingkup, daftar istilah, referensi, serta deskripsi/gambaran umum dokumen.
Bab 2: Menjelaskan deskripsi umum, memberikan gambaran mengenai fungsionaliti produk. Menggambarkan kebutuhan informal dan digunakan untuk menggambarkan hubungan untuk kebutuhan secara teknis pada bab 3.
Bab 3: Berisi kebutuhan spesifikasi, ditulis terutama untuk developer dan menjelaskan istilah-istilah teknis dari detail fungsionalitas produk.
1.4 Gambaran Produk
Sistem ini adalah suatu sistem yang terorganisir dengan baik serta memudahkan seorang adminstrator dalam meng-edit serta mengolah data yang ada. Dikatakan terorganisir karena sistem informasi yang akan dikembangkan dapat mengontrol dan memonitor semua proses akademik dan juga dilengkapi dengan database yang berguna untuk menyimpan data-data yang ada serta memudahkan untuk pemanggilan kembali data-data tersebut.
Pada sistem ini, untuk proses input data yang dilakukan tidak jauh beda. Seorang administrator memasukkan data-data yang ada ke dalam sebuah sistem. Namun yang membedakan yaitu pada sistem yang baru akan dilengkapi database yang akan menyimpan semua data-data yang telah diinputkan oleh administrator tersebut.
Untuk proses pengeditan serta penghapusan data-data yang ada, pada sistem yang baru akan dilengkapi sebuah sistem pencarian. Dimana apabila administrator ingin melakukan pengeditan salah satu data yang ada, administrator melakukan proses pencarian terlebih dahulu sesuai primary key pada data tersebut, kemudian barulah data tersebut dapat dirubah. Sehingga sistem informasi akademik dan kesiswaan yang dibuat akan lebih efektif, efisien dan akurat. Untuk proses laporan secara keseluruhan administrator tidak perlu buat secara manual, karena semua laporan sudah dapat diproses oleh sistem.
1.5 Karakteristik Pengguna
Sistem informasi akademik dan kesiswaan yang dirancang ini merupakan sistem dengan akses terbatas. Dalam pengoperasiannya sistem ini nantinya hanya 2 jenis user, yaitu:
a. Administrator
User ini memiliki hak penuh untuk melakukan pengaturan sistem. Hal tersebut dilakukan demi keamanan sistem. Dan user ini juga bertugas menginputkan data, serta membuat laporan.
b. Kepala Sekolah
User ini hanya mempunyai hak akses untuk melihat keseluruhan laporan.
c. Siswa
User ini hanya dapat melihat laporan data diri dan data nilai pribadi siswa.
d. Guru
User ini hanya dapat melihat laporan data diri pribadi dan laporan siswa.
e. Bagian Akademik
User ini hanya mempunyai hanya dapat melihat Laporan Data diri siswa, Laporan Jadwal Pelajaran, Laporan Nilai Siswa.
f. Bagian Kepegawaian
User ini hanya mempunyai hanya dapat melihat Laporan Data diri Guru.
1.6 Batasan-batasan
Hal-hal yang menjadi batasan adalah:
1. Sistem Pendataan Siswa Aktif
Meliputi : data diri siswa aktif (yang telah diterima disekolah) dan orang tua siswa aktif
2. Sistem Pendataan Guru
Meliputi data diri guru dan mata pelajaran yang diajar.
3. Sistem Penjadwalan Mengajar
Meliputi : guru dan kelas mengajar
4. Teknik analisa
Analisa yang digunakan adalah Analisa PIECES (Performance, Information, Economy, Control, Efficiency, Service)
5. Perancangan Interface Sistem Informasi Akademik untuk modul –modul sistem.
1.7 Persyaratan Sistem
1.7.1. Kebutuhan Perangkat Keras
Untuk menjalankan Sistem Informasi Akademik dan Kesiswaan pada SMU Cendana Pekanbaru dibutuhkan perangkat keras (hardware) yang mampu mendukung pengoperasian program tersebut. Adapun spesifikasi minimal hardware yang dibutuhkan sistem adalah:
Perangkat Keras
MotherBoard Disesuaikan dengan Prosessor
Processor Intel P IV 2.6 Ghz
RAM DDR2 512 MB
Harddisk 160 GB Serial ATA2
VGA Nvidia Ge Force 7200 GT 128 MB
DVD-RW DVD-RW 20x Samsung
FloppyDisk 1,44 Bufftech
Monitor 17” LG TFT Monitor
Speaker Standard / Multimedia Speaker
Mouse PS2 Standard /USB cable
Keyboard PS2 Standard/ USB cable
Stabilizer Standard 600 VA
UPS 600 VA
Printer InkJet/LaserJet Printer
Tabel Rincian Kebutuhan Perangkat Keras (hardware)
1.7.2. Kebutuhan Perangkat Lunak
Untuk menerapkan sistem informasi akuntansi ini nantinya pada SMA Cendana Pekanbaru tidak terlalu banyak membutuhkan perangkat lunak (software). Adapun software yang dibutuhkan oleh sistem baru adalah:
Perangkat Lunak
OS Windows XP Profesional With SP2
Microsoft Office Access 2003
Microsoft Office Word 2003
Tabel Rincian Kebutuhan Perangkat Lunak
SISTEM AKADEMIK DAN KESISWAAN
SMA CENDANA PEKANBARU
1.1 Tujuan
Dokumen ini berisi Software Requirement Spesification (SRS) untuk Sistem Informasi Akademik dan Kesiswaan SMA Cendana Pekanbaru.
Tujuan dari penulisan dokumen ini adalah untuk :
1. memberikan penjelasan mengenai perangkat lunak yang akan dibangun baik berupa gambaran umum maupun penjelasan detil dan menyeluruh.
2. Pengguna dari dokumen ini adalah pengembang perangkat lunak Sistem Informasi Akademik dan Kesiswaan SMA Cendana Pekanbaru.
3. Dokumen ini akan digunakan sebagai bahan acuan dalam proses pengembangan dan sebagai bahan evaluasi pada saat proses pengembangan perangkat lunak maupun di akhir pengembangannya.
1.2 Deskripsi Umum
Sistem Informasi Akademik dan Kesiswaan adalah suatu sistem yang bertujuan untuk mendukung penyelenggaraan pendidikan, sehingga bagian akadmik sekolah dapat menyediakan layanan informasi yang lebih baik kepada yang membutuhkan. Sistem ini juga sangat membantu para guru dalam hal pengolahan nilai. Sistem Informasi ini merupakan langkah yang tepat untuk mengatasi masalah yang sedang dihadapi oleh SMA Cendana Pekanbaru. Informasi yang dibutuhkan akan lebih aktual, mempercepat pencarian data, memperkecil kesalahan dalam pemasukan data dan tercipta pengendalian dalam menyiapkan laporan yang diperlukan
1.3 Deskripsi Umum Dokumen
Bab 1 : Berisi pendahuluan, menjelaskan mengenai tujuan perangkat lunak, ruang lingkup, daftar istilah, referensi, serta deskripsi/gambaran umum dokumen.
Bab 2: Menjelaskan deskripsi umum, memberikan gambaran mengenai fungsionaliti produk. Menggambarkan kebutuhan informal dan digunakan untuk menggambarkan hubungan untuk kebutuhan secara teknis pada bab 3.
Bab 3: Berisi kebutuhan spesifikasi, ditulis terutama untuk developer dan menjelaskan istilah-istilah teknis dari detail fungsionalitas produk.
1.4 Gambaran Produk
Sistem ini adalah suatu sistem yang terorganisir dengan baik serta memudahkan seorang adminstrator dalam meng-edit serta mengolah data yang ada. Dikatakan terorganisir karena sistem informasi yang akan dikembangkan dapat mengontrol dan memonitor semua proses akademik dan juga dilengkapi dengan database yang berguna untuk menyimpan data-data yang ada serta memudahkan untuk pemanggilan kembali data-data tersebut.
Pada sistem ini, untuk proses input data yang dilakukan tidak jauh beda. Seorang administrator memasukkan data-data yang ada ke dalam sebuah sistem. Namun yang membedakan yaitu pada sistem yang baru akan dilengkapi database yang akan menyimpan semua data-data yang telah diinputkan oleh administrator tersebut.
Untuk proses pengeditan serta penghapusan data-data yang ada, pada sistem yang baru akan dilengkapi sebuah sistem pencarian. Dimana apabila administrator ingin melakukan pengeditan salah satu data yang ada, administrator melakukan proses pencarian terlebih dahulu sesuai primary key pada data tersebut, kemudian barulah data tersebut dapat dirubah. Sehingga sistem informasi akademik dan kesiswaan yang dibuat akan lebih efektif, efisien dan akurat. Untuk proses laporan secara keseluruhan administrator tidak perlu buat secara manual, karena semua laporan sudah dapat diproses oleh sistem.
1.5 Karakteristik Pengguna
Sistem informasi akademik dan kesiswaan yang dirancang ini merupakan sistem dengan akses terbatas. Dalam pengoperasiannya sistem ini nantinya hanya 2 jenis user, yaitu:
a. Administrator
User ini memiliki hak penuh untuk melakukan pengaturan sistem. Hal tersebut dilakukan demi keamanan sistem. Dan user ini juga bertugas menginputkan data, serta membuat laporan.
b. Kepala Sekolah
User ini hanya mempunyai hak akses untuk melihat keseluruhan laporan.
c. Siswa
User ini hanya dapat melihat laporan data diri dan data nilai pribadi siswa.
d. Guru
User ini hanya dapat melihat laporan data diri pribadi dan laporan siswa.
e. Bagian Akademik
User ini hanya mempunyai hanya dapat melihat Laporan Data diri siswa, Laporan Jadwal Pelajaran, Laporan Nilai Siswa.
f. Bagian Kepegawaian
User ini hanya mempunyai hanya dapat melihat Laporan Data diri Guru.
1.6 Batasan-batasan
Hal-hal yang menjadi batasan adalah:
1. Sistem Pendataan Siswa Aktif
Meliputi : data diri siswa aktif (yang telah diterima disekolah) dan orang tua siswa aktif
2. Sistem Pendataan Guru
Meliputi data diri guru dan mata pelajaran yang diajar.
3. Sistem Penjadwalan Mengajar
Meliputi : guru dan kelas mengajar
4. Teknik analisa
Analisa yang digunakan adalah Analisa PIECES (Performance, Information, Economy, Control, Efficiency, Service)
5. Perancangan Interface Sistem Informasi Akademik untuk modul –modul sistem.
1.7 Persyaratan Sistem
1.7.1. Kebutuhan Perangkat Keras
Untuk menjalankan Sistem Informasi Akademik dan Kesiswaan pada SMU Cendana Pekanbaru dibutuhkan perangkat keras (hardware) yang mampu mendukung pengoperasian program tersebut. Adapun spesifikasi minimal hardware yang dibutuhkan sistem adalah:
Perangkat Keras
MotherBoard Disesuaikan dengan Prosessor
Processor Intel P IV 2.6 Ghz
RAM DDR2 512 MB
Harddisk 160 GB Serial ATA2
VGA Nvidia Ge Force 7200 GT 128 MB
DVD-RW DVD-RW 20x Samsung
FloppyDisk 1,44 Bufftech
Monitor 17” LG TFT Monitor
Speaker Standard / Multimedia Speaker
Mouse PS2 Standard /USB cable
Keyboard PS2 Standard/ USB cable
Stabilizer Standard 600 VA
UPS 600 VA
Printer InkJet/LaserJet Printer
Tabel Rincian Kebutuhan Perangkat Keras (hardware)
1.7.2. Kebutuhan Perangkat Lunak
Untuk menerapkan sistem informasi akuntansi ini nantinya pada SMA Cendana Pekanbaru tidak terlalu banyak membutuhkan perangkat lunak (software). Adapun software yang dibutuhkan oleh sistem baru adalah:
Perangkat Lunak
OS Windows XP Profesional With SP2
Microsoft Office Access 2003
Microsoft Office Word 2003
Tabel Rincian Kebutuhan Perangkat Lunak
PENGENDALIAN & AUDIT SI STEM INFORMASI
“ PENGENDALIAN & AUDIT SI ”
Oleh :
RIDWAN HAINIM
JURUSAN SISTEM INFORMASI
FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SULTAN SYARIF KASIM RIAU
BAB I
PENDAHULUAN
I.1 Latar Belakang
Perkembangan penggunaan komputer dalam bisnis akan mempengaruhi metode pelaksanaan audit, demikian pula dengan ilmu pengetahuan lainnya. Satuan usaha ( organisasi / perusahaan ) disebut menggunakan sistem komputer ( PDE ) apabila dalam memproses data penyusunan laporan keuangan menggunakan komputer dan tipe dan jenis tertentu, baik dioperasikan oleh perusahaan sendiri atau pihak lain.
Kebutuhan terhadap auditing di sistem komputer ( EDP Auditing ) semakin perlu untuk dipenuhi agar tujuan auditing tetap dapat dicapai secara efektif dan efisien. Meskipun tujuan dasar auditing tetap tidak berubah, tetapi proses audit mengalami perubahan yang signifikan baik dalam pengumpulan dan evaluasi bukti maupun pengendaliannya. Hal ini disebabkan karena adanya perubahan dalam pemrosesan data akuntansi.
Demikian juga halnya pengendalian, tujuan pengedalian pengolahan data yang akurat dalam suatu lingkungan manual maupun lingkungan yang terkomputerisasi adalah sama. Dalam suatu lingkungan yang berkomputerisasi harus diterapkan pengendalian untuk mengurangi resiko pengulangan kesalahan dan untuk memastikan bahwa data yang dihasilkan benar – benar akurat. Perubahan dalam metode pengendalian dan pengolahan ini menimbulkan metode baru dalam Auditing.
Auditor harus mempelajari keahlian – keahlian baru untuk bekerja secara efektif dalam suatu lingkungan bisnis yang berkomputerisasi untuk meriview teknologi komputer. Auditor harus memahami dan mempertimbangkan sifat sistem PDE. Sistem ini akan mempengaruhi sistem akuntansi dan sistem pengendalian intern yang akhirnya akan mempengaruhi luas, lingkup dan jangka waktu audit.
Perlunya memahami konsep EDP merupakan hal yang fundamental untuk pelaksanaan review yang layak dan evaluasi pengolahan yang dikomputerisasi serta penggunaan komputer dalam pelaksanaan audit. Oleh karena itu, auditor dituntut harus juga mengembangkan pengetahuan dan kemampuannya di bidang teknologi informasi khususnya Auditing PDE agar mereka dapat melakukan audit secara efektif dan efisien di organisasi yang menerapkan sistem berkomputer.
BAB II
KONSEP DASAR CARA KOMPUTER BEKERJA
2.1 Sistem PDE ( Process Data Electronic )
Dengan adanya PDE, maka Auditor mengetahui bahwa sistem ini memberikan pengaruh positif bagi organisasi dalam hal : (a) memperbaiki pengawasan alat pemrosesan data, (b) meningkatkan kepercayaan terhadap data, (c) meningkatkan keefektifan sistem pemrosesan data dan (d) meningkatkan efisiensi sistem pemrosesan data.
2.2 Hubungan Audit Dengan Komputer
Terlibatnya komputer dalam proses penyusunan laporan keuangan mau tidak mau auditor harus dapat dan mampu melakukan audit terhadap komputer yang digunakan perusahaan yang diaudit. Dalam SAS No. 48 “ The effect’s of Computer Processing on the Examination of Financial Statement ” dan International Auditing Guide Line No. 20 , menjelaskan bahwa ada 3 tahap yang harus dilalui dalam pelaksanaan audit untuk perusahaan yang menggunakan komputer ( PDE ) :
1. Mempelajari struktur dan prosedur umum satuan usaha.
2. Mempelajari sistem akuntansi dan kaitannya dengan struktur pengendalian intern satuan usaha.
3. Merencanakan audit atas saldo dan transaksi.
Perbedaan pokok audit untuk perusahaan yang menggunakan sistem komputer dengan yang menggunakan sistem manual adalah dalam hal pengumpulan bukti. Dalam pengumpulan bukti, auditor dapat menggunakan sistem manual, teknik komputer, atau gabungan antara keduanya.
2.3 Karakteristik Auditing dan Teknik / Metode Auditing
Adapun Karakteristik Auditing :
• Objektif independen yaitu tidak tergantung pada jenis atau aktivitas organisasi yang diaudit
• Sistematis terdiri dari tahap demi tahap proses pemeriksaan
• Ada bukti yang memadai yaitu mengumpulkan, mereview, dan mendokumentasikan kejadian – kejadian
• Adanya criteria untuk menghubungkan pemeriksaan dan evaluasi bukti – bukti
Teknik / Metode Auditing :
• Otomatisasi, yaitu seluruh proses di dalam pemrosesan data elektronik mulai dari input hingga output cenderung secara otomatis, bentuk penggunaan dan jumlah kertas cenderung minimal, bahkan seringkali tidak ada ( paperless office ) sehingga untuk penelusuran dokumen ( tracing ) audit berkurang dibandingkan sistem manual yang banyak menggunakan dokumen dan kertas.
• Keterkaitan aktivitas yang berhubungan dengan catatan – catatan yang kurang terjaga.
• Dengan sistem on line mengakibatkan output seringkali tidak tercetak.
• “ Audit Arround Computer ” yang mengabaikan sistem komputer tetapi yang dilihat atau yang diuji adalah Input dan Output.
• “ Audit Through Computer ” menggunakan bantuan komputer ( atau software ) untuk mengaudit.
2.4 Perbedaan Komputer dan Manual dari Segi Audit
Audit dalam perusahaan yang menggunakan komputer berbeda dengan audit untuk perusahaan yang masih menggunakan sistem manual. Perbedaan tersebut dapat dilihat dari tabel berikut :
Tabel Perbedaan Sistem Komputer dan sistem Manual
SEGI SISTEM KOMPUTER SISTEM MANUAL
1. Visibility (a) Dokumen tidak dapat dilihat.
(b) Proses langsung masuk komputer dan otomatis mempengaruhi laporan
(c) Secara serentak memenuhi beberapa tujuan. (a) Dapat dilihat
(b) Dicatat dan tidak otomatis mempengaruhi laporan keuangan.
(c) Tidak secara serentak
2. Sarana dan Fasilitas (a) Lebih banyak dan lebih cepat. (a) Sedikit dan lebih lama
3. Personalia (a) Ahli bidang komputer (a) tidak diperlukan
4. Pemisahan Tugas (a) Pengumpulan dan memproses data. (a) Tidak dipisahkan
Keterangan :
Visibility
Auditor tidak akan mampu melihat formulir transaksi yang diproses oleh komputer, karena setiap terjadi transaksi dapat langsung dimasukkan ke komputer dan langsung diproses dan hasilnya secara otomatis mempengaruhi laporan keuangan. Auditor tidak dapat melihat bagaimana komputer memroses transaksi, melakukan perhitungan, posting dan lain – lain, dan buktinyapun tidak dapat dilihat.
Komputer dapat memroses suatu transaksi secara serentak untuk memenuhi beberapa tujuan. Misalnya : pencatatan produksi yang sudah siap, secara otomatis serentak dengan pencatatan persediaan, harga pokok per unit, laporan produksi menurut lokasi dan lain – lain, dan auditor tidak memiliki bukti tentang proses yang dilakukan komputer.
Sarana dan Fasilitas
Sistem komputer (khususnya yang besar) memerlukan sistem ruangan, peralatan, perawatan dan fasilitas yang khusus pula. Akan tetapi relatif lebih mudah dalam pemrosesan data dan penyimpanan. Dalam sistem manual pemrosesan data lebih lama dan memerlukan tempat penyimpanan yang lebih banyak.
Personalia
Sistem komputer selain memerlukan hardware, sogtware, juga memerlukan pegawai yang mempunyai kemampuan masing-masing dibidang seperti programer, operator, system analyst data, controller dan lain – lain. Dalam sistem manual hal ini tidak diperlukan.
Pemisahan Fungsi
Dalam sistem komputer kegiatan mengumpulkan dan memproses data dipusatkan dibagian komputer. Dalam sistem manual kedua fungsi ini biasanya dipisahkan. Jika ditinjau dari segi tujuannya, maka pengendalian akuntansi berdiri sendiri terhadap sistem pemrosesan data yang digunakan baik secara manual, mekanis, campuran, maupun komputer. Stuktur dan pengendalian akuntansi sangat dipengaruhi oleh sistem pengolahan data yang digunakan. Sistem pengolahan data yang bersifat manual berbeda dengan sistem pengolahan data yang bersifat elektronik / komputer. Oleh karena itu, maka prosedur penilaian terhadap pengendalian internnya juga akan dipengaruhi oleh keadaan ini.
Dalam penerapan sistem komputer, perusahaan dapat menerapkan sistem komputer penuh atau gabungan dari sistem manual, mekanis dan komputer baik komputer milik sendiri atau disewa dari perusahaan lain ( time sharing ).
2.4 Dampak Komputer Dalam Audit
Pada saat komputer pertama kali digunakan, banyak auditor mempunyai pemikiran bahwa proses audit akan banyak mengalami perubahan untuk menyesuaikan dengan penggunaan teknologi komputer. Ada dua utama yang harus diperhatikan dalam audit atas pemrosesan data elektronik, yaitu pengumpulan bukti ( evidence collection ) dan evaluasi bukti ( evidence evaluation ).
2.4.1 Perencanaan Audit ( Audit Planning )
Tujuan perencanaan audit adalah untuk menentukan why, how, when dan by whom sebuah audit akan dilaksanakan. Aktivitas perencanaan audit meliputi:
• Penetapan ruang lingkup dan tujuan audit
• Pengorganisasian tim audit
• Pemahaman mengenai operasi bisnis klien
• Kaji ulang hasil audit sebelumnya ( jika ada )
• Mengidentifikasikan factor – factor yang mempengaruhi resiko audit
• Penetapan resiko dalam lingkungan audit misalkan bahwa inherent risk, control risk dan
detection risk dalam sebuah on – line processing, networks, dan teknologi maju database
lainnya akan lebih besar daripada sebuah sistem akuntansi manual
2.42 Proses Pengumpulan Bukti
Proses keandalan pengumpulan bukti dalam sebuah sistem yang terkomputerisasi seringkali akan lebih kompleks daripada sebuah sistem manual. Hal ini terjadi karena auditor akan berhadapan dengan keberadaan sebuah pengendalian internal pada sebuah sistem informasi berbasis komputer yang kompleks karena teknologi yang melekat dan sangat berbeda dengan pengendalian sistem manual. Sehingga sebuah sistem informasi berbasis komputer secara alamiah mempunyai inherent risk yang lebih tinggi dibandingkan dengan pemrosesan manual.
Sebagai contoh dalam sebuah proses ‘ update ’ data memerlukan seperangkat pengendalian yang memang berbeda karena kondisi alamiah yang melekatinya. Atau dalam proses pengembangan sebuah sistem, maka diperlukan pengendalian lewat berbagai ‘ testing program ’ yang mungkin tidak ditemui dalam sistem manual.
Untuk itu auditor harus mampu memahami pengendaliannya untuk dapat memperoleh keandalan sebuah bukti yang kompeten. Namun memahami pengendalian dalam sebuah sistem yang berbasis teknologi sangatlah tidak mudah. Perangkat keras maupun lunak terus berkembang secara cepat seiring perkembangan teknologi. Sehingga selalu ada kesenjangan waktu antara teknologi yang dipelajari oleh auditor dengan perkembangan teknologi yang cepat.
Sebagai contoh, dengan meningkatnya penggunaan transmisi komunikasi data, maka auditor paling tidak juga harus memahami prinsip – prinsip kriptografi ( penyandian ) dalam sebuah jaringan yang terintegrasi.
2.4.3 Evaluasi Bukti
Bukti audit dalam sistem informasi akuntansi berbasis komputer seringkali berupa angka – angka digital, dan kadangkala sulit dalam penelusurannya karena tidak berbentuk fisik seperti di lingkungan manual. Dokumen – dokumen konvensional ( hardcopy ) yang bersifat verifiable evidence dan mengarah ke paperless office. Dokumen atau hardcopy bukan lagi menjadi bagian utama untuk tujuan pencatatan. Dokumen-dokumen tersebut digantikan dengan sinyal kode binary digit dalam bahasa komputer yang intangible.
Aktivitas yang dapat dilakukan komputer dalam pelaksanaan audit adalah :
a. Audit Sampling. Dalam audit sampling ini komputer dapat berperan dalam menghitung parameter sample, memilih sample, dan menilai hasil sample.
b. Simulasi. Komputer digunakan dalam menilai software yang dimiliki oleh klien. Auditor dapat membuat rekapitulasi “specification sheet” yang menggambarkan bagaimana proses kerja sistem klien, sehingga auditor dapat bekerja dengan sistem komputer tersebut.
c. Pengumpulan data yang akan diuji. Pengumpulan data dilakukan dengan catatan “tagged” yang digunakan bersama dengan Integrated Test Facility ( ITF ).
d. Penelaahan analitis ( analitical review ).
BAB III
AUDITING SISTEM PDE
3.1 Audit Sistem Informasi
Audit Sistem Informasi adalah sebuah proses yang sistematis dalam mengumpulkan dan mengevaluasi bukti-bukti untuk menentukan bahwa sebuah sistem informasi berbasis komputer yang digunakan oleh organisasi telah dapat mencapai tujuannya.
Auditing PDE adalah proses pengumpulan dan penilaian bukti untuk menentukan apakah sistem komputer perusahaan mampu mengamankan harta, memelihara kebenaran data, mampu mencapai tujuan perusahaan secara efektif, dan menggunakan aktiva perusahaan secara tepat.
3.2 Auditing dalam lingkungan data elektronik.
Suatu lingkungan pengolahan data elektronik ( PDE ) adalah bila suatu komputer dengan tipe atau ukuran apapun digunakan dalam pengolahan informasi keuangan suatu perusahaan yang signifikan bagi audit, terlepas apakah komputer tersebut dioperasikan oleh perusahaan yang bersangkutan atau oleh pihak ketiga.
Tujuan dan Lingkup Audit secara keseluruhan tidak mengalami perubahan dalam lingkungan pengolahan data elektronik. Akan tetapi penggunaan suatu komputer dapat mengubah pengolahan dan penyimpanan informasi keuangan dan dapat berdampak terhadap organisasi dan prosedur yang digunakan oleh perusahaan dalam mencapai pengendalian intern yang memadai. Oleh karena itu, prosedur yang digunakan oleh auditor dalam memperoleh pemahaman dan melakukan pengujian pengendalian atas sistem akuntansi dan pengendalian intern yang berkaitan dengan serta sifat, saat, dan luas prosedur audit lainnya dapat dipengaruhi oleh lingkungan data elektronik.
3.3 Keahlian dan Kompetensi Auditor dalam audit PDE
Jika auditor melaksanakan auditnya dalam pengolahan data elektronik, maka ia harus memiliki pemahaman yang cukup mengenai perangkat keras, perangkat lunak dan sistem pengolahan data dengan komputer untuk merencanakan penugasan dan ia harus memahami bagaimana dampak pengolahan data elektronik terhadap prosedur yang digunakan oleh auditor dalam memperoleh pemahaman dan melakukan prosedur audit, termasuk penggunaan Teknik Audit Berbantuan Komputer ( TABK ).
Auditing Menggunakan Komputer :
Tiga cara yang dapat digunakan oleh auditor dalam melaksanakan prosedur audit dengan menggunakan komputer :
1. Memroses data pengujian auditor pada sistem komputer klien sebagai bagian dari pengujian pengendalian.
2. Menguji pembukuan yang diselenggarakan komputer sebagai sarana untuk melakukan verifikasi atas laporan keuangan klien, dan
3. Menggunakan komputer untuk melaksanakan tugas audit yang terpisah dari catatan klien.
Penggunaan komputer sebagai alat bantu dalam audit atas laporan keuangan umumnya menyangkut :
1. Pengujian program yang dipergunakan oleh perusahaan.
2. Pengujian file perusahaan.
3. Penggunaan mikrokomputer
3.4 Auditing Software
Software audit yang digunakan dapat digolongkan menjadi dua golongan :
1. Perangkat lunak audit terspesialisasi ( SAS/ specialized audit software )
2. Perangkat lunak auidit tergeneralisasi ( GAS/ generalized audit software )
3.4.1 Perangkat Lunak Terspesialisasi ( Spcilized Audit software)
SAS merupakan satu atau lebih program khusus yang dirancang oleh auditor agar sesuai dengan situasi audit tertentu. Software audit ini jarang digunakan karena penyiapannya maka waktu dan mahal, dan diperlukan keahlian auditor dibidang komputer. Cara penanggulangannya dapat dengan menggunakan program yang relevan dengan tujuan audit yang saat itu digunakan oleh perusahaan.
3.4.2 Perangkat Lunak Audit Tergeneralisasi ( GAS / Specialized Audit Software )
Perangkat lunak audit yang digeneralisasi terdiri dari seperangkat program komputer yang secara bersama melaksanakan bermacam fungsi pemrosesan data atau manipulasi data. GAS dikembalikan oleh kantor akuntan untuk berbagai tugas audit dan dapat digunakan pada berbagai perusahaan.
Program – program yang digeneralisasi mempunyai dua manfaat penting :
1. Program ini dikembangkan sedemikian rupa sehingga memudahkan pelatihan bagi staf auditor dalam menggunakan program, meskipun hanya memiliki sedikit pengetahuan tentang PDE, dan tidak perlu memiliki pengetahuan dalam pemrograman.
2. Dapat diterapkan pada lingkup tugas – tugas yang lebih besar tanpa harus mengeluarkan biaya atau mengalami kesulitan dalam mengembangkan program.
Kelemahan utama program komputer yang digeneralisasi adalah biaya pengembangan pada awalnya besar, dan kecepatan pengolahan relatif kurang efisien.
Fungsi GAS :
1. Menarik atau memanggil data dari struktur file ,media file , tata letak record perusahaan yang sedang di audit. Data ditarik, di edit dan transfer ke file audit.
2. Menghitung dengan data. Dengan melaksanakan operasi penjumlahan, pengurangan, perkalian, dan pembagian. Misalnya verifikasi kebenaran foot-ing dalam buku harian dan perkalian pada faktor penjualan.
3. Melaksanakan pembandingan dengan data. Dengan menggunakan operator logis. Misalnya pembandingan batas kredit pelanggan dibandingkan dengan saldo perkiraan pelanggaan, dimana setiap saldo perkiraan yang melebihi batas kredit dicatat untuk ditindaklanjuti.
4. Mengikhtisarkan data. Untuk menyediakan dasar pembandingan. Misalnya daftar gaji terinci bisa dikhtisarkan untuk dibandingkan dengan laporan gaji.
5. Menganalisis data untuk menyediakan dasar guna mengkaji kecenderungan atau menilai. Misalnya, piutang usaha individual umumnya dapat diurut sebagai dasar penilaian kemungkinan penagihannya.
6. Menyusun kembali data dengan operasi-operasi penyortiran dan penggabungan. Misalnya, total kuantitas penjualan berbagai produk yang dijual oleh perusahaan dapat disortir menurut urutan untuk memudahkan analisis.
7. Mendapatkan data statistik dari suatu deretan data. Misalnya, jumlah mean dan median penjualan bulan lalu dapat dihitung untuk membantu analisis.
8. Mencetak keluaran ( output ). Seperti laporan, analisis dan formulir. Misalnya, formulir dan amplop permintaan konfirmasi.
Prosedur untuk setiap aplikasi GAS :
Prosedur penggunakan paket GAS dimulai dari penetapan tujuan merencanakan tujuan audit dan program kerja untuk aplikasi tertentu. Kemudian auditor memasukkan rincian mengenai aplikasi pada formulir spesifikasi yang dicetak sebelumnya. Spesifikasi ini dibutuhkan untuk memberitahu sistem komputer tentang ciri khas file tempat data aplikasi itu disimpan, berbagai fungsi dan langkah pemrosesan yang harus dilaksanakan oleh software dan isi serta format keluarannya.
Kemudian auditor mendapatkan file induk dan file transaksi perusahaan untuk aplikasi itu dan memeriksa keotentikannya. Pemeriksaan ini umumnya terdiri dari pengumpulan total pengendali field data kunci dan merekonsiliasikan total ini agar sesuai dengan total pada perkiraan buku besar.Pada waktu yang disepakati bersama, auidtor menyerahkan spesifikasi tersebut untuk diproses oleh sistem komputer klien. Spesifikasi ini dapat diproses melalui formulir yang dapat discan secara otomatis atau media magnetik lainnya. Auditor juga dapat menggunakan paket GAS yang disimpan pada pita magnetik, disk magnetik. Auditor mengamati dengan ketata pemrosesan semua operasi komputer. Jika pemeriksaan telah selesai auditor segera mengambil alih semua output dan juga paket GAS serta spesifikasinya.
3.5 Tahap – tahap Audit PDE
Audit PDE dapat dilakukan dengan berbagai macam tahap-tahap. Tahap-tahap audit PDE menurut Ron Weber (1982) terdiri dari 5 tahap sebagai berikut :
1. Tahap pemeriksaan pendahuluan
2. Tahap pemeriksaan rinci.
3. Tahap pengujian kesesuaian.
4. Tahap pengujian kebenaran bukti.
5. Tahap penilaian secara umum atas hasil pengujian.
3.5.1 Tahap Pemeriksaan Pendahuluan.
Dalam tahap ini auditor melakukan audit terhadap susunan , struktur, prosedur, dan cara kerja komputer yang digunakan perusahaan. Dalam tahap ini auditor dapat memutuskan apakah audit dapat diteruskan atau mengundurkan diri menolak melakukan / meneruskan auditnya. Atau jika audit sudah terlanjur dilaksanakan, maka auditor dapat membalikan pendapat kualifikasi.
3.5.2 Tahap Pemeriksaan Rinci.
Tahap audit secara rinci dapat dilakukan jika auditor memutuskan melanjutkan auditnya. Dalam tahap ini auditnya berupaya mendapatkan informasi lebih mendalam untuk memahami pengendalian yang diterapkan dalam sistem komputer klien. Auditor harus dapat memperkirakan bahwa hasil audit pada akhirnya harus dapat dijadikan sebagai dasar untuk menilai apakah struktur pengendalian intern yang diterapkan dapat dipercaya atau tidak. Kuat atau tidaknya pengendalian tersebut akan menjadi dasar bagi auditor dalam menentukan langkah selanjutnya.
3.5.3 Tahap Pengujian Kesesuaian.
Tujuan pengujian kesesuaian adalah untuk mengetahui apakah struktur pengendalian intern yang digariskan diterapkan sebagaimana mestinya atau tidak. Dalam tahap ini auditor dapat menggunakan ‘ COMPUTER ASSITED EVIDANCE COLLECTION TECHNIQUES’ ( CAECTs ) untuk menilai keberadaan dan kepercayaan auditor terhadap struktur pengendalian intern tersebut.
3.5.4 Tahap Pengujian Kebenaran Bukti.
Tujuan pengujian kebenaran bukti adalah untuk mendapatkan bukti yang cukup kompeten, sehingga auditor dapat memutuskan apakah resiko yang material dapat terjadi atau tidak selama pemrosesan data di komputer. Pada tahap ini, pengujian yang dilakukan adalah ( Davis at.all. 1981 ) pengujian untuk :
1. Mengidentifikasi kesalahan dalam pemrosesan data
2. Menilai kualitas data
3. Mengidentifikasi ketidakkonsistenan data
4. Membandingkan data dengan perhitungan fisik
5. Konfirmasi data dengan sumber-sumber dari luar perusahaan.
BAB IV
KESIMPULAN
Komputerisasi mempunyai dampak yang besar terhadap prosedur dan teknik auditing. Pelaksanaan semua audit dilandasi standar yang menyangkut profesionalisme yang dibutuhkan. Oleh karena itu, pelaksanaan audit PDE tidak dapat menghilangkan kebutuhan akan pengalaman dan penilaian profesional auditor.
Tiga pendekatan kunci metode auditing berdasarkan komputer ( EDP Auditing ) adalah auditing di sekitar komputer, auditing melalui komputer dan auditing dengan komputer. Cara yang digunakan dalam EDP auditing adalah data uji, pengujian terpadu, simulasi paralel, teknik modul audit terpasang dan audit dengan bantuan mikrokomputer.
Proses audit PDE terdiri dari tahap – tahap mulai dari tahap pemeriksaan pendahuluan, tahap pemeriksaan rinci, tahap pengujian kesesuaian, tahap pengujian kebenaran bukti, dan tahap penilaian secara umum atas hasil pengujian.
Audit PDE melibatkan software audit untuk membantu pengujian serta evaluasi record dan file perusahaan. Penggunaan software audit memerlukan pertimbangan antara biaya dan manfaat.
Auditor atau stafnya dalam melaksanakan audit di lingkungan PDE harus mempunyai keahlian minimum tentang sistem berkomputer ( PDE ).
DAFTAR PUSTAKA
Ikatan Akuntan Indonesia, Standard Profesional Akuntan Publik, Bagian Penerbitan Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi YKPN, Yogyakarta, 1994.
Kell, Walter G. and William C. Boyton, Modern Auditing, 5TH ed., John Wiley & Sons, Inc., 1992.
Watne, Donald A., and Peter B.B. Turney, Auditing EDP System, 2nd ed., Prentice Hall, 1990.
Weber, Ron, EDP Auditing : Conceptual Foundation and Practice, 2 nd ed., Mc. Graw-Hill, Inc., 1988.
______.2008.www.google.com.AUDIT SI.Pekanbaru.
Oleh :
RIDWAN HAINIM
JURUSAN SISTEM INFORMASI
FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SULTAN SYARIF KASIM RIAU
BAB I
PENDAHULUAN
I.1 Latar Belakang
Perkembangan penggunaan komputer dalam bisnis akan mempengaruhi metode pelaksanaan audit, demikian pula dengan ilmu pengetahuan lainnya. Satuan usaha ( organisasi / perusahaan ) disebut menggunakan sistem komputer ( PDE ) apabila dalam memproses data penyusunan laporan keuangan menggunakan komputer dan tipe dan jenis tertentu, baik dioperasikan oleh perusahaan sendiri atau pihak lain.
Kebutuhan terhadap auditing di sistem komputer ( EDP Auditing ) semakin perlu untuk dipenuhi agar tujuan auditing tetap dapat dicapai secara efektif dan efisien. Meskipun tujuan dasar auditing tetap tidak berubah, tetapi proses audit mengalami perubahan yang signifikan baik dalam pengumpulan dan evaluasi bukti maupun pengendaliannya. Hal ini disebabkan karena adanya perubahan dalam pemrosesan data akuntansi.
Demikian juga halnya pengendalian, tujuan pengedalian pengolahan data yang akurat dalam suatu lingkungan manual maupun lingkungan yang terkomputerisasi adalah sama. Dalam suatu lingkungan yang berkomputerisasi harus diterapkan pengendalian untuk mengurangi resiko pengulangan kesalahan dan untuk memastikan bahwa data yang dihasilkan benar – benar akurat. Perubahan dalam metode pengendalian dan pengolahan ini menimbulkan metode baru dalam Auditing.
Auditor harus mempelajari keahlian – keahlian baru untuk bekerja secara efektif dalam suatu lingkungan bisnis yang berkomputerisasi untuk meriview teknologi komputer. Auditor harus memahami dan mempertimbangkan sifat sistem PDE. Sistem ini akan mempengaruhi sistem akuntansi dan sistem pengendalian intern yang akhirnya akan mempengaruhi luas, lingkup dan jangka waktu audit.
Perlunya memahami konsep EDP merupakan hal yang fundamental untuk pelaksanaan review yang layak dan evaluasi pengolahan yang dikomputerisasi serta penggunaan komputer dalam pelaksanaan audit. Oleh karena itu, auditor dituntut harus juga mengembangkan pengetahuan dan kemampuannya di bidang teknologi informasi khususnya Auditing PDE agar mereka dapat melakukan audit secara efektif dan efisien di organisasi yang menerapkan sistem berkomputer.
BAB II
KONSEP DASAR CARA KOMPUTER BEKERJA
2.1 Sistem PDE ( Process Data Electronic )
Dengan adanya PDE, maka Auditor mengetahui bahwa sistem ini memberikan pengaruh positif bagi organisasi dalam hal : (a) memperbaiki pengawasan alat pemrosesan data, (b) meningkatkan kepercayaan terhadap data, (c) meningkatkan keefektifan sistem pemrosesan data dan (d) meningkatkan efisiensi sistem pemrosesan data.
2.2 Hubungan Audit Dengan Komputer
Terlibatnya komputer dalam proses penyusunan laporan keuangan mau tidak mau auditor harus dapat dan mampu melakukan audit terhadap komputer yang digunakan perusahaan yang diaudit. Dalam SAS No. 48 “ The effect’s of Computer Processing on the Examination of Financial Statement ” dan International Auditing Guide Line No. 20 , menjelaskan bahwa ada 3 tahap yang harus dilalui dalam pelaksanaan audit untuk perusahaan yang menggunakan komputer ( PDE ) :
1. Mempelajari struktur dan prosedur umum satuan usaha.
2. Mempelajari sistem akuntansi dan kaitannya dengan struktur pengendalian intern satuan usaha.
3. Merencanakan audit atas saldo dan transaksi.
Perbedaan pokok audit untuk perusahaan yang menggunakan sistem komputer dengan yang menggunakan sistem manual adalah dalam hal pengumpulan bukti. Dalam pengumpulan bukti, auditor dapat menggunakan sistem manual, teknik komputer, atau gabungan antara keduanya.
2.3 Karakteristik Auditing dan Teknik / Metode Auditing
Adapun Karakteristik Auditing :
• Objektif independen yaitu tidak tergantung pada jenis atau aktivitas organisasi yang diaudit
• Sistematis terdiri dari tahap demi tahap proses pemeriksaan
• Ada bukti yang memadai yaitu mengumpulkan, mereview, dan mendokumentasikan kejadian – kejadian
• Adanya criteria untuk menghubungkan pemeriksaan dan evaluasi bukti – bukti
Teknik / Metode Auditing :
• Otomatisasi, yaitu seluruh proses di dalam pemrosesan data elektronik mulai dari input hingga output cenderung secara otomatis, bentuk penggunaan dan jumlah kertas cenderung minimal, bahkan seringkali tidak ada ( paperless office ) sehingga untuk penelusuran dokumen ( tracing ) audit berkurang dibandingkan sistem manual yang banyak menggunakan dokumen dan kertas.
• Keterkaitan aktivitas yang berhubungan dengan catatan – catatan yang kurang terjaga.
• Dengan sistem on line mengakibatkan output seringkali tidak tercetak.
• “ Audit Arround Computer ” yang mengabaikan sistem komputer tetapi yang dilihat atau yang diuji adalah Input dan Output.
• “ Audit Through Computer ” menggunakan bantuan komputer ( atau software ) untuk mengaudit.
2.4 Perbedaan Komputer dan Manual dari Segi Audit
Audit dalam perusahaan yang menggunakan komputer berbeda dengan audit untuk perusahaan yang masih menggunakan sistem manual. Perbedaan tersebut dapat dilihat dari tabel berikut :
Tabel Perbedaan Sistem Komputer dan sistem Manual
SEGI SISTEM KOMPUTER SISTEM MANUAL
1. Visibility (a) Dokumen tidak dapat dilihat.
(b) Proses langsung masuk komputer dan otomatis mempengaruhi laporan
(c) Secara serentak memenuhi beberapa tujuan. (a) Dapat dilihat
(b) Dicatat dan tidak otomatis mempengaruhi laporan keuangan.
(c) Tidak secara serentak
2. Sarana dan Fasilitas (a) Lebih banyak dan lebih cepat. (a) Sedikit dan lebih lama
3. Personalia (a) Ahli bidang komputer (a) tidak diperlukan
4. Pemisahan Tugas (a) Pengumpulan dan memproses data. (a) Tidak dipisahkan
Keterangan :
Visibility
Auditor tidak akan mampu melihat formulir transaksi yang diproses oleh komputer, karena setiap terjadi transaksi dapat langsung dimasukkan ke komputer dan langsung diproses dan hasilnya secara otomatis mempengaruhi laporan keuangan. Auditor tidak dapat melihat bagaimana komputer memroses transaksi, melakukan perhitungan, posting dan lain – lain, dan buktinyapun tidak dapat dilihat.
Komputer dapat memroses suatu transaksi secara serentak untuk memenuhi beberapa tujuan. Misalnya : pencatatan produksi yang sudah siap, secara otomatis serentak dengan pencatatan persediaan, harga pokok per unit, laporan produksi menurut lokasi dan lain – lain, dan auditor tidak memiliki bukti tentang proses yang dilakukan komputer.
Sarana dan Fasilitas
Sistem komputer (khususnya yang besar) memerlukan sistem ruangan, peralatan, perawatan dan fasilitas yang khusus pula. Akan tetapi relatif lebih mudah dalam pemrosesan data dan penyimpanan. Dalam sistem manual pemrosesan data lebih lama dan memerlukan tempat penyimpanan yang lebih banyak.
Personalia
Sistem komputer selain memerlukan hardware, sogtware, juga memerlukan pegawai yang mempunyai kemampuan masing-masing dibidang seperti programer, operator, system analyst data, controller dan lain – lain. Dalam sistem manual hal ini tidak diperlukan.
Pemisahan Fungsi
Dalam sistem komputer kegiatan mengumpulkan dan memproses data dipusatkan dibagian komputer. Dalam sistem manual kedua fungsi ini biasanya dipisahkan. Jika ditinjau dari segi tujuannya, maka pengendalian akuntansi berdiri sendiri terhadap sistem pemrosesan data yang digunakan baik secara manual, mekanis, campuran, maupun komputer. Stuktur dan pengendalian akuntansi sangat dipengaruhi oleh sistem pengolahan data yang digunakan. Sistem pengolahan data yang bersifat manual berbeda dengan sistem pengolahan data yang bersifat elektronik / komputer. Oleh karena itu, maka prosedur penilaian terhadap pengendalian internnya juga akan dipengaruhi oleh keadaan ini.
Dalam penerapan sistem komputer, perusahaan dapat menerapkan sistem komputer penuh atau gabungan dari sistem manual, mekanis dan komputer baik komputer milik sendiri atau disewa dari perusahaan lain ( time sharing ).
2.4 Dampak Komputer Dalam Audit
Pada saat komputer pertama kali digunakan, banyak auditor mempunyai pemikiran bahwa proses audit akan banyak mengalami perubahan untuk menyesuaikan dengan penggunaan teknologi komputer. Ada dua utama yang harus diperhatikan dalam audit atas pemrosesan data elektronik, yaitu pengumpulan bukti ( evidence collection ) dan evaluasi bukti ( evidence evaluation ).
2.4.1 Perencanaan Audit ( Audit Planning )
Tujuan perencanaan audit adalah untuk menentukan why, how, when dan by whom sebuah audit akan dilaksanakan. Aktivitas perencanaan audit meliputi:
• Penetapan ruang lingkup dan tujuan audit
• Pengorganisasian tim audit
• Pemahaman mengenai operasi bisnis klien
• Kaji ulang hasil audit sebelumnya ( jika ada )
• Mengidentifikasikan factor – factor yang mempengaruhi resiko audit
• Penetapan resiko dalam lingkungan audit misalkan bahwa inherent risk, control risk dan
detection risk dalam sebuah on – line processing, networks, dan teknologi maju database
lainnya akan lebih besar daripada sebuah sistem akuntansi manual
2.42 Proses Pengumpulan Bukti
Proses keandalan pengumpulan bukti dalam sebuah sistem yang terkomputerisasi seringkali akan lebih kompleks daripada sebuah sistem manual. Hal ini terjadi karena auditor akan berhadapan dengan keberadaan sebuah pengendalian internal pada sebuah sistem informasi berbasis komputer yang kompleks karena teknologi yang melekat dan sangat berbeda dengan pengendalian sistem manual. Sehingga sebuah sistem informasi berbasis komputer secara alamiah mempunyai inherent risk yang lebih tinggi dibandingkan dengan pemrosesan manual.
Sebagai contoh dalam sebuah proses ‘ update ’ data memerlukan seperangkat pengendalian yang memang berbeda karena kondisi alamiah yang melekatinya. Atau dalam proses pengembangan sebuah sistem, maka diperlukan pengendalian lewat berbagai ‘ testing program ’ yang mungkin tidak ditemui dalam sistem manual.
Untuk itu auditor harus mampu memahami pengendaliannya untuk dapat memperoleh keandalan sebuah bukti yang kompeten. Namun memahami pengendalian dalam sebuah sistem yang berbasis teknologi sangatlah tidak mudah. Perangkat keras maupun lunak terus berkembang secara cepat seiring perkembangan teknologi. Sehingga selalu ada kesenjangan waktu antara teknologi yang dipelajari oleh auditor dengan perkembangan teknologi yang cepat.
Sebagai contoh, dengan meningkatnya penggunaan transmisi komunikasi data, maka auditor paling tidak juga harus memahami prinsip – prinsip kriptografi ( penyandian ) dalam sebuah jaringan yang terintegrasi.
2.4.3 Evaluasi Bukti
Bukti audit dalam sistem informasi akuntansi berbasis komputer seringkali berupa angka – angka digital, dan kadangkala sulit dalam penelusurannya karena tidak berbentuk fisik seperti di lingkungan manual. Dokumen – dokumen konvensional ( hardcopy ) yang bersifat verifiable evidence dan mengarah ke paperless office. Dokumen atau hardcopy bukan lagi menjadi bagian utama untuk tujuan pencatatan. Dokumen-dokumen tersebut digantikan dengan sinyal kode binary digit dalam bahasa komputer yang intangible.
Aktivitas yang dapat dilakukan komputer dalam pelaksanaan audit adalah :
a. Audit Sampling. Dalam audit sampling ini komputer dapat berperan dalam menghitung parameter sample, memilih sample, dan menilai hasil sample.
b. Simulasi. Komputer digunakan dalam menilai software yang dimiliki oleh klien. Auditor dapat membuat rekapitulasi “specification sheet” yang menggambarkan bagaimana proses kerja sistem klien, sehingga auditor dapat bekerja dengan sistem komputer tersebut.
c. Pengumpulan data yang akan diuji. Pengumpulan data dilakukan dengan catatan “tagged” yang digunakan bersama dengan Integrated Test Facility ( ITF ).
d. Penelaahan analitis ( analitical review ).
BAB III
AUDITING SISTEM PDE
3.1 Audit Sistem Informasi
Audit Sistem Informasi adalah sebuah proses yang sistematis dalam mengumpulkan dan mengevaluasi bukti-bukti untuk menentukan bahwa sebuah sistem informasi berbasis komputer yang digunakan oleh organisasi telah dapat mencapai tujuannya.
Auditing PDE adalah proses pengumpulan dan penilaian bukti untuk menentukan apakah sistem komputer perusahaan mampu mengamankan harta, memelihara kebenaran data, mampu mencapai tujuan perusahaan secara efektif, dan menggunakan aktiva perusahaan secara tepat.
3.2 Auditing dalam lingkungan data elektronik.
Suatu lingkungan pengolahan data elektronik ( PDE ) adalah bila suatu komputer dengan tipe atau ukuran apapun digunakan dalam pengolahan informasi keuangan suatu perusahaan yang signifikan bagi audit, terlepas apakah komputer tersebut dioperasikan oleh perusahaan yang bersangkutan atau oleh pihak ketiga.
Tujuan dan Lingkup Audit secara keseluruhan tidak mengalami perubahan dalam lingkungan pengolahan data elektronik. Akan tetapi penggunaan suatu komputer dapat mengubah pengolahan dan penyimpanan informasi keuangan dan dapat berdampak terhadap organisasi dan prosedur yang digunakan oleh perusahaan dalam mencapai pengendalian intern yang memadai. Oleh karena itu, prosedur yang digunakan oleh auditor dalam memperoleh pemahaman dan melakukan pengujian pengendalian atas sistem akuntansi dan pengendalian intern yang berkaitan dengan serta sifat, saat, dan luas prosedur audit lainnya dapat dipengaruhi oleh lingkungan data elektronik.
3.3 Keahlian dan Kompetensi Auditor dalam audit PDE
Jika auditor melaksanakan auditnya dalam pengolahan data elektronik, maka ia harus memiliki pemahaman yang cukup mengenai perangkat keras, perangkat lunak dan sistem pengolahan data dengan komputer untuk merencanakan penugasan dan ia harus memahami bagaimana dampak pengolahan data elektronik terhadap prosedur yang digunakan oleh auditor dalam memperoleh pemahaman dan melakukan prosedur audit, termasuk penggunaan Teknik Audit Berbantuan Komputer ( TABK ).
Auditing Menggunakan Komputer :
Tiga cara yang dapat digunakan oleh auditor dalam melaksanakan prosedur audit dengan menggunakan komputer :
1. Memroses data pengujian auditor pada sistem komputer klien sebagai bagian dari pengujian pengendalian.
2. Menguji pembukuan yang diselenggarakan komputer sebagai sarana untuk melakukan verifikasi atas laporan keuangan klien, dan
3. Menggunakan komputer untuk melaksanakan tugas audit yang terpisah dari catatan klien.
Penggunaan komputer sebagai alat bantu dalam audit atas laporan keuangan umumnya menyangkut :
1. Pengujian program yang dipergunakan oleh perusahaan.
2. Pengujian file perusahaan.
3. Penggunaan mikrokomputer
3.4 Auditing Software
Software audit yang digunakan dapat digolongkan menjadi dua golongan :
1. Perangkat lunak audit terspesialisasi ( SAS/ specialized audit software )
2. Perangkat lunak auidit tergeneralisasi ( GAS/ generalized audit software )
3.4.1 Perangkat Lunak Terspesialisasi ( Spcilized Audit software)
SAS merupakan satu atau lebih program khusus yang dirancang oleh auditor agar sesuai dengan situasi audit tertentu. Software audit ini jarang digunakan karena penyiapannya maka waktu dan mahal, dan diperlukan keahlian auditor dibidang komputer. Cara penanggulangannya dapat dengan menggunakan program yang relevan dengan tujuan audit yang saat itu digunakan oleh perusahaan.
3.4.2 Perangkat Lunak Audit Tergeneralisasi ( GAS / Specialized Audit Software )
Perangkat lunak audit yang digeneralisasi terdiri dari seperangkat program komputer yang secara bersama melaksanakan bermacam fungsi pemrosesan data atau manipulasi data. GAS dikembalikan oleh kantor akuntan untuk berbagai tugas audit dan dapat digunakan pada berbagai perusahaan.
Program – program yang digeneralisasi mempunyai dua manfaat penting :
1. Program ini dikembangkan sedemikian rupa sehingga memudahkan pelatihan bagi staf auditor dalam menggunakan program, meskipun hanya memiliki sedikit pengetahuan tentang PDE, dan tidak perlu memiliki pengetahuan dalam pemrograman.
2. Dapat diterapkan pada lingkup tugas – tugas yang lebih besar tanpa harus mengeluarkan biaya atau mengalami kesulitan dalam mengembangkan program.
Kelemahan utama program komputer yang digeneralisasi adalah biaya pengembangan pada awalnya besar, dan kecepatan pengolahan relatif kurang efisien.
Fungsi GAS :
1. Menarik atau memanggil data dari struktur file ,media file , tata letak record perusahaan yang sedang di audit. Data ditarik, di edit dan transfer ke file audit.
2. Menghitung dengan data. Dengan melaksanakan operasi penjumlahan, pengurangan, perkalian, dan pembagian. Misalnya verifikasi kebenaran foot-ing dalam buku harian dan perkalian pada faktor penjualan.
3. Melaksanakan pembandingan dengan data. Dengan menggunakan operator logis. Misalnya pembandingan batas kredit pelanggan dibandingkan dengan saldo perkiraan pelanggaan, dimana setiap saldo perkiraan yang melebihi batas kredit dicatat untuk ditindaklanjuti.
4. Mengikhtisarkan data. Untuk menyediakan dasar pembandingan. Misalnya daftar gaji terinci bisa dikhtisarkan untuk dibandingkan dengan laporan gaji.
5. Menganalisis data untuk menyediakan dasar guna mengkaji kecenderungan atau menilai. Misalnya, piutang usaha individual umumnya dapat diurut sebagai dasar penilaian kemungkinan penagihannya.
6. Menyusun kembali data dengan operasi-operasi penyortiran dan penggabungan. Misalnya, total kuantitas penjualan berbagai produk yang dijual oleh perusahaan dapat disortir menurut urutan untuk memudahkan analisis.
7. Mendapatkan data statistik dari suatu deretan data. Misalnya, jumlah mean dan median penjualan bulan lalu dapat dihitung untuk membantu analisis.
8. Mencetak keluaran ( output ). Seperti laporan, analisis dan formulir. Misalnya, formulir dan amplop permintaan konfirmasi.
Prosedur untuk setiap aplikasi GAS :
Prosedur penggunakan paket GAS dimulai dari penetapan tujuan merencanakan tujuan audit dan program kerja untuk aplikasi tertentu. Kemudian auditor memasukkan rincian mengenai aplikasi pada formulir spesifikasi yang dicetak sebelumnya. Spesifikasi ini dibutuhkan untuk memberitahu sistem komputer tentang ciri khas file tempat data aplikasi itu disimpan, berbagai fungsi dan langkah pemrosesan yang harus dilaksanakan oleh software dan isi serta format keluarannya.
Kemudian auditor mendapatkan file induk dan file transaksi perusahaan untuk aplikasi itu dan memeriksa keotentikannya. Pemeriksaan ini umumnya terdiri dari pengumpulan total pengendali field data kunci dan merekonsiliasikan total ini agar sesuai dengan total pada perkiraan buku besar.Pada waktu yang disepakati bersama, auidtor menyerahkan spesifikasi tersebut untuk diproses oleh sistem komputer klien. Spesifikasi ini dapat diproses melalui formulir yang dapat discan secara otomatis atau media magnetik lainnya. Auditor juga dapat menggunakan paket GAS yang disimpan pada pita magnetik, disk magnetik. Auditor mengamati dengan ketata pemrosesan semua operasi komputer. Jika pemeriksaan telah selesai auditor segera mengambil alih semua output dan juga paket GAS serta spesifikasinya.
3.5 Tahap – tahap Audit PDE
Audit PDE dapat dilakukan dengan berbagai macam tahap-tahap. Tahap-tahap audit PDE menurut Ron Weber (1982) terdiri dari 5 tahap sebagai berikut :
1. Tahap pemeriksaan pendahuluan
2. Tahap pemeriksaan rinci.
3. Tahap pengujian kesesuaian.
4. Tahap pengujian kebenaran bukti.
5. Tahap penilaian secara umum atas hasil pengujian.
3.5.1 Tahap Pemeriksaan Pendahuluan.
Dalam tahap ini auditor melakukan audit terhadap susunan , struktur, prosedur, dan cara kerja komputer yang digunakan perusahaan. Dalam tahap ini auditor dapat memutuskan apakah audit dapat diteruskan atau mengundurkan diri menolak melakukan / meneruskan auditnya. Atau jika audit sudah terlanjur dilaksanakan, maka auditor dapat membalikan pendapat kualifikasi.
3.5.2 Tahap Pemeriksaan Rinci.
Tahap audit secara rinci dapat dilakukan jika auditor memutuskan melanjutkan auditnya. Dalam tahap ini auditnya berupaya mendapatkan informasi lebih mendalam untuk memahami pengendalian yang diterapkan dalam sistem komputer klien. Auditor harus dapat memperkirakan bahwa hasil audit pada akhirnya harus dapat dijadikan sebagai dasar untuk menilai apakah struktur pengendalian intern yang diterapkan dapat dipercaya atau tidak. Kuat atau tidaknya pengendalian tersebut akan menjadi dasar bagi auditor dalam menentukan langkah selanjutnya.
3.5.3 Tahap Pengujian Kesesuaian.
Tujuan pengujian kesesuaian adalah untuk mengetahui apakah struktur pengendalian intern yang digariskan diterapkan sebagaimana mestinya atau tidak. Dalam tahap ini auditor dapat menggunakan ‘ COMPUTER ASSITED EVIDANCE COLLECTION TECHNIQUES’ ( CAECTs ) untuk menilai keberadaan dan kepercayaan auditor terhadap struktur pengendalian intern tersebut.
3.5.4 Tahap Pengujian Kebenaran Bukti.
Tujuan pengujian kebenaran bukti adalah untuk mendapatkan bukti yang cukup kompeten, sehingga auditor dapat memutuskan apakah resiko yang material dapat terjadi atau tidak selama pemrosesan data di komputer. Pada tahap ini, pengujian yang dilakukan adalah ( Davis at.all. 1981 ) pengujian untuk :
1. Mengidentifikasi kesalahan dalam pemrosesan data
2. Menilai kualitas data
3. Mengidentifikasi ketidakkonsistenan data
4. Membandingkan data dengan perhitungan fisik
5. Konfirmasi data dengan sumber-sumber dari luar perusahaan.
BAB IV
KESIMPULAN
Komputerisasi mempunyai dampak yang besar terhadap prosedur dan teknik auditing. Pelaksanaan semua audit dilandasi standar yang menyangkut profesionalisme yang dibutuhkan. Oleh karena itu, pelaksanaan audit PDE tidak dapat menghilangkan kebutuhan akan pengalaman dan penilaian profesional auditor.
Tiga pendekatan kunci metode auditing berdasarkan komputer ( EDP Auditing ) adalah auditing di sekitar komputer, auditing melalui komputer dan auditing dengan komputer. Cara yang digunakan dalam EDP auditing adalah data uji, pengujian terpadu, simulasi paralel, teknik modul audit terpasang dan audit dengan bantuan mikrokomputer.
Proses audit PDE terdiri dari tahap – tahap mulai dari tahap pemeriksaan pendahuluan, tahap pemeriksaan rinci, tahap pengujian kesesuaian, tahap pengujian kebenaran bukti, dan tahap penilaian secara umum atas hasil pengujian.
Audit PDE melibatkan software audit untuk membantu pengujian serta evaluasi record dan file perusahaan. Penggunaan software audit memerlukan pertimbangan antara biaya dan manfaat.
Auditor atau stafnya dalam melaksanakan audit di lingkungan PDE harus mempunyai keahlian minimum tentang sistem berkomputer ( PDE ).
DAFTAR PUSTAKA
Ikatan Akuntan Indonesia, Standard Profesional Akuntan Publik, Bagian Penerbitan Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi YKPN, Yogyakarta, 1994.
Kell, Walter G. and William C. Boyton, Modern Auditing, 5TH ed., John Wiley & Sons, Inc., 1992.
Watne, Donald A., and Peter B.B. Turney, Auditing EDP System, 2nd ed., Prentice Hall, 1990.
Weber, Ron, EDP Auditing : Conceptual Foundation and Practice, 2 nd ed., Mc. Graw-Hill, Inc., 1988.
______.2008.www.google.com.AUDIT SI.Pekanbaru.
Langganan:
Postingan (Atom)